4 Niezbędne kroki w celu obniżenia kosztów zakupu i dlaczego oprogramowanie pomaga w zakupie

Szukasz strategii i sposobów na obniżenie kosztów zakupów w swoim dziale zaopatrzenia?

Nauka obniżania kosztów jest kluczowym aspektem skutecznego zakupu. Ten jedyny czynnik może sprawić różnicę porównywalną do tej w pojęciach 'ledwie ciągnie' a 'zarabia krocie'.

Ale obniżając koszty, zawsze musisz pamiętać o czymś - jakości nie można poświęcić.

Tak, ważne jest obniżenie kosztów, ale tylko tak długo, jak długo utrzymywana jest jakość. Wasze zasoby muszą być wystarczająco dobrej jakości, a także muszą być dostarczane na czas.

Jak zatem obniżyć koszty zakupu, mając na uwadze tę kluczową kwestię?

Oto 4 niezbędnych kroków, które pomogą Ci osiągnąć dokładnie to:

1. Potwierdź moc danych

Aby obniżyć koszty zakupu, jedna rzecz jest krystalicznie czysta - chodzi o gromadzenie, analizowanie i działanie na podstawie danych. Bez dokładnych danych potencjał Twojej firmy w zakresie redukcji kosztów jest znacznie zmniejszony. Potrzebujesz danych do zarządzania dostawcami, śledzenia zasobów, lepszego zrozumienia surowców, produktów i usług oraz podejmowania świadomych i skutecznych decyzji.

Twoja firma musi opanować Spend Analytics, aby uzyskać wspomniane wyżej korzyści. W tym celu musi zidentyfikować źródła danych do analizy wydatków na zamówienia i ocenić następujące pytania:

Od kogo kupujemy?

Co kupujemy?

W jakich cenach kupujemy?

Ile kupujemy?

Jak ten zakup wypada w porównaniu z innymi dostawcami?

Czy jakość spełnia nasze oczekiwania?

Jak długo trwała dostawa?

Kluczowe jest również czyszczenie i porządkowanie danych. Jednym z najlepszych sposobów na bardziej zorganizowaną analizę wydatków jest przechowywanie wszystkich danych w centralnej bazie danych. Posiadanie danych w wielu bazach danych i plikach znacznie utrudnia zarządzanie i powoduje:

1. Wyższe koszty operacyjne 

2. Wyższe ryzyko utraty danych lub niedokładności danych

3. Twój zespół ma mniej czasu na skupienie się na innych działaniach

Aby uporządkować dane, korzystanie z oprogramowania do e-zamówień nie stanowi problemu. Przechowuje wszystkie dane na jednej platformie, umożliwiając aktualizację gry Spend Analytics. Oczywiście oprogramowanie do e-zamówień ma swoją cenę i może być stosunkowo drogie dla niektórych firm, ale istnieją niedrogie rozwiązania, które przyniosą ogromne zwroty z inwestycji dzięki zmniejszeniu kosztów operacyjnych i zarządzania w dłuższej perspektywie.

2. Uważaj na wydatki pozakontraktowe

Wydatki pozakontraktowe to wydatki niezarządzane i nieuregulowane. Czasami jest to celowe, na przykład gdy firma nie ma odpowiedniego procesu źródłowego procure-to-pay / od zamówienia do zapłaty lub gdy jego członkowie z jakiejś przyczyny nie postępują zgodnie z ustalonym procesem zakupowym, lub w innych przypadkach niezamierzonych, na przykład gdy brakuje odpowiedniej komunikacji i struktury w firmie. (co zdarza się często firmom, które nie używają oprogramowania e-zamówień )

Wydatki pozakontraktowe kosztują czas i pieniądze oraz przyczyniają się do znacznej utraty kontroli nad tym, w jaki sposób i na co wydaje Twoja firma. Dodatkowo może to powodować problemy wynikające z braku zgodności z umową.

Mniejsze firmy o mniej wyraźnie ustalonych procesach i systemach są bardziej skłonne do pozakontraktowego wydawania pieniędzy niż większe firmy, ale nawet tym ostatnim zdarza się stanąć przed tym wyzwaniem.

Aby sprostać temu wyzwaniu, ogromne znaczenie ma wdrożenie odpowiednich zasad i procesów.  Zacznij od przeprowadzenia dogłębnej analizy wydatków w celu precyzyjnej identyfikacji rozchodów Twojej firmy. Następnie stwórz zrównoważony system, który ułatwi śledzenie i zarządzanie wydatków pozakontraktowych.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci śledzić wydatki indywidualne i zarządzać nimi:

  • Wdrożenie oprogramowania do e-zamówień: Oprogramowanie do e-zamówień  czyni śledzenie dużo łatwiejszym. Daje ci scentralizowany system zarządzania, który pozwala na łatwy wgląd do zakupów z jednej platformy. To także zmniejsza koszty operacyjne i zapewnia Twojemu zespołowi czas na pracę nad działaniami nieoperacyjnymi.
  • Przypisywanie kart zakupu: Karty zakupu lub karty p to karty, które umożliwiają zakup towarów i usług bez konieczności przechodzenia przez proces zakupowy firmy. Mogą pomóc ci śledzić małe wydatki.
  • Przypisywanie zakupów niektórym pracownikom: Zezwalając tylko niektórym pracownikom na robienie zakupów, możesz łatwiej śledzić, dokąd idą pieniądze.
ProcurementFlow.com „Przypisz użytkownika do zakupu karty”

3. Czerp korzyści z konsolidacji dostawców

Wyobraź sobie, że istnieje strategia zaopatrzenia, która magicznym sposobem pozwala Ci spędzić mniej czasu na zarządzaniu dostawcami, jednocześnie pomagając uzyskać lepsze stawki i oszczędzać pieniądze.

Ta strategia istnieje i nazywa się konsolidacją dostawców. Nauczenie się jej wdrażać może spowodować natychmiastowy wzrost efektywności Twoich działań zakupowych.

Jak działa konsolidacja dostawców?

Ta strategia zarządzania łańcuchem dostaw polega na zmniejszeniu liczby dostawców, z którymi współpracuje Twoja firma. Zamiast współpracować z dużą liczbą dostawców, skupiasz się na kilku z nich i budujesz silne relacje z korzystniejszymi warunkami i stawkami.

Pozwala to na zakup towarów i usług w lepszych cenach przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów operacyjnych związanych z nawigowaniem między wieloma dostawcami.

Zacznij od ustalenia, które relacje możesz soie odpuścić. Poświęć trochę czasu na identyfikację najcenniejszych dostawców i negocjowanie najlepszych warunków.

Niektóre zalety konsolidacji dostawców

  • Mniejsze koszty zakupu / wyższa siła nabywcza
  • Łatwiejsze zarządzanie i niższe koszty operacyjne: To, plus wdrożenie oprogramowania e-zamówień, powoduje ogromne oszczędności operacyjne.
  • Lepsze relacje z dostawcami
  • Niższe koszty transportu

4. Usprawnij pracę zespołową i wydajność pracowników

Nigdy nie zapominaj, że twoją organizacją zarządzają ludzie. Decyzje w niej podejmowane i jakość ich wykonania zależą od nich.

Właśnie dlatego Twoi pracownicy, ich wydajność i sposób, w jaki ze sobą współdziałają, są kluczowymi aspektami obniżenia kosztów zaopatrzenia.

Wybór odpowiednich osób, a także ich nauczanie i szkolenie w zakresie skutecznego i wydajnego wykonywania swoich obowiązków, powinno być bardzo wysoko na liście rzeczy do zrobienia.

Ale to nie wszystko. Wspieranie środowiska pracy jest tak samo ważne, jak posiadanie odpowiednich pracowników. To drugi kluczowy element.

Oto przykład. Powiedzmy, że chcesz zatrudnić kogoś, aby wyciął za ciebie drzewo. Aby odnieść sukces, potrzebujesz:

  1. Ostrej siekiery
  2. Kogoś, kto wie, jak prawidłowo ją używać

Bez odpowiedniej siekiery nawet najlepszy drwal na świecie nie będzie w stanie wyciąć drzewa. I nawet jeśli masz najlepszą siekierę na świecie, prawdopodobnie nie ma sposobu, aby szympans ściął drzewo.

To samo dotyczy zamówień. Potrzebujesz  zarówno  odpowiedniego personelu i odpowiednich narzędzi. Przeszkol swój personel, zainwestuj w odpowiednie oprogramowanie do e-zamówień i rób wszystko, co musisz, aby wprowadzić te dwa kluczowe elementy.

ProcurementFlow.com to cyfrowa przestrzeń robocza i platforma współpracy, która zapewnia przejrzystość i oszczędność kosztów przy zakupach. Łączy sprzedaż, zaopatrzenie i dostawców oraz wprowadza sprawny sposób pracy. Skutecznie rejestruje status procesu i wykorzystuje logiczny obieg pracy do szybkiego przetwarzania i posuwania do przodu projektów zaopatrzenia. Zapewnia współpracę między różnymi funkcjami, wspiera innowacje prowadzone przez dostawcę i, co najważniejsze, gwarantuje, że wszyscy w zespole są zawsze na bieżąco ze wszystkim co się dzieje.

Zacznijmy!

Usprawnij i zautomatyzuj zakupy

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 14 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةSloveneEnglish