Wydajny proces zapytania ofertowego

Proces zapytania ofertowego można podzielić na cztery etapy: przygotowanie, przetwarzanie, przyznawanie i zamykanie.

1. Faza przygotowawcza

Jest to najważniejsza część procesu i nie należy jej przeprowadzać w pośpiechu. W całym procesie ZO należy poświęcić przynajmniej 50% czasu na przygotowania i 50% na resztę kroków. Podczas fazy przygotowawczej wizualizuj cały proces ZO od zaproszenia do przyznania i zamknięcia transakcji. Ten „duży obraz” pomoże ci zapamiętać swój ostateczny cel.

Istnieje wiele rodzajów ZO, w tym zapytanie otwarte, oferta zamknięta tylko z zaproszeniem, lub aukcja odwrócona. Zapytania ofertowe są zwykle przeprowadzane tylko przez zapraszanie wstępnie zakwalifikowanych dostawców, a ja polecam zrobić to samo z aukcjami odwróconymi. Liczba uczestników licytacji zazwyczaj waha się od 3 do 8, ale znowu zależy to od kategorii.

Z drugiej strony zapytania ofertowe mogą być otwarte dla wszystkich potencjalnych dostawców. Niezależnie od tego, czy jest to oferta otwarta, czy tylko zaproszenie, oba mogą być uruchamiane jako sesje przetargu zamkniętego. Jest to rodzaj procesu licytacji, w którym uczestnicy składają oferty w zapieczętowanej „kopercie” i żaden kupujący nie może otworzyć ofert przed ostatecznym terminem. Jest to świetna strategia do zwalczania oszustw i wycieków ofert, zanim oferta dobiegnie końca.

Gdy już zdecydujesz, jaki typ zapytania ofertowego chcesz uruchomić, musisz przygotować dokumentację. Dokumentacja ZO to zestaw dokumentów, które zostaną wysłane do uczestników przetargu. Rzeczywiste dokumenty, które wybierzesz, mogą się różnić, ale ta lista zawiera najczęstsze dokumenty ZO.

Ważne dokumenty zapytania ofertowego

  • Zaproszenie i opis: W tym miejscu powinieneś opisać swoją firmę, projekt i wszelkie inne niezbędne informacje dodatkowe. Upewnij się, że cel zapytania ofertowego jest jasno określony.
  • Ogólne warunki handlowe (GTC): Dołączenie GTC lub szablonu umowy daje oferentom ramy do naśladowania przy rozważaniu złożenia oferty. Jasno określ, które warunki podlegają negocjacji, a które nie. Jasność tutaj skróci czas negocjacji, gdy przyjdzie czas na zamknięcie zapytania ofertowego.
  • Szablon cenowy: Bardzo frustrujące jest porównywanie ofert przesłanych w różnych formatach i strukturach. Przygotowując szablon cen, podajesz uczestnikom wytyczne, których muszą przestrzegać, aby złożyć ofertę. Użycie tego samego formatu dla wszystkich uczestników pomoże ci porównać oferty i łatwo znaleźć najlepszą. W razie potrzeby możesz nawet poprosić dostawców o podział cen na elementy kosztów. Zdefiniuj elementy kosztu podziału ceny w szablonie cenowym. Elementy kosztów mogą się różnić w zależności od kategorii, i oczywiście czynniki kosztów są różne dla różnych towarów i usług. W zapytaniu ofertowym szablon wyceny będzie bardzo szczegółowy. W przypadku zapytań ofertowych możesz użyć uproszczonej listy pozycji (lub zestawienia materiałowego), aby dać oferentom możliwość zaskoczenia Cię nowymi rozwiązaniami.
  • Wymagania wstępne i kwestionariusz: Jeśli nie zakwalifikowałeś dostawców, prowadząc RFI, możesz to zrobić podczas procesu zapytania ofertowego, ale musisz przygotować wymagania i kwestionariusze dotyczące kwalifikacji wstępnej. Prowadzenie RFI i RFQ w tym samym czasie może być odpowiednie dla firm zarządzających projektami, ponieważ do różnych projektów prawdopodobnie będą wykorzystywani różni dostawcy. Aby uzyskać więcej informacji na temat RFI i kwalifikacji dostawcy, przeczytaj poprzedni post na blogu . Czasami kryteria kwalifikacji wstępnej poprzedzone są umową o zachowaniu poufności (NDA) lub listem o poufności, który musi zostać podpisany, zanim dostawca otrzyma resztę dokumentacji zapytania ofertowego. Wymagania dotyczące kwalifikacji wstępnej mogą się różnić w zależności od kategorii.
  • Kryteria wyboru i wagi: Aby zachować przejrzystość i łatwość zrozumienia procesu zapytania ofertowego przez uczestników, musisz opisać kryteria przyznawania i wagi, które planujesz zastosować przy wyborze zwycięzcy zapytania ofertowego. Powinieneś je rozdać uczestnikom, aby ograniczyć spory.

Kilka przykładowych kryteriów, które można zastosować przy udzielaniu zamówienia:

  • Funkcjonalność produktu / zakresu usług
  • Cena początkowa oferowanego produktu / usługi
  • Całkowity koszt posiadania w całym okresie użytkowania produktu
  • Sterowniki kosztów oferowanego produktu / usługi w żądanym formacie
  • Ryzyko związane z oferowanym produktem / usługą
  • Zdolność do spełnienia określonych wymagań
  • Ryzyko związane z wybranym dostawcą (np. Finanse, dostawa, jakość, zgodność, zrównoważony rozwój itp.)
Aspekty jakościowe, pieniężne i ryzyka związane z pozyskiwanym produktem lub usługą powinny być ważone zgodnie z ich istotnością dla celów biznesowych. Zaangażuj swoich wewnętrznych interesariuszy przy opracowywaniu kryteriów przyznawania w celu zapewnienia zgodności.

Teraz, po skompletowaniu zestawu dokumentów, jesteś gotowy wysłać cały pakiet dokumentacji ZO do uczestników.

2. Faza przetargu

Podczas gdy zapytanie ofertowe jest w toku, należy traktować wszystkich uczestników jednakowo. Udostępnij te same informacje wszystkim. Na pytania jednego dostawcy należy odpowiedzieć i rozesłać je do wszystkich uczestników.

Niezgodne z etyką biznesu jest ujawnianie innym oferentom informacji o cenach lub innych informacji specyficznych dla dostawcy. Niektóre systemy e-zamówień mają funkcję zamkniętych ofert, w których nikt, nawet kupujący, nie widzi ukończonych ofert. System licytacji otworzy się dopiero po terminie. Czasami, jeśli nie osiągniesz celów cenowych w pierwszej rundzie, możesz zdecydować się na drugą rundę (aukcja odwrócona) z ograniczoną liczbą uczestników. W takim przypadku należy podać uczestnikom cenę docelową, którą masz nadzieję osiągnąć.

3. Faza przyznawania

Przyznawanie jest drugim najważniejszym krokiem w procesie ZO. Tutaj decydujesz, z kim będziesz się kontaktować. Teraz cały wysiłek włożony w przygotowanie staje się cenny. Jeśli poprosiłeś dostawców o skorzystanie z szablonu ceny, po prostu zbierz oferty i porównaj je. Wtedy przydają się kryteria przyznawania i wagi.

Przy podejmowaniu decyzji o udzieleniu zamówienia rozsądnie jest skorzystać z szerszej grupy osób, takich jak komisja przetargowa. Zaproś swoich wewnętrznych interesariuszy i pozwól im udzielić oferty w oparciu o wcześniej określone kryteria. W oparciu o decyzję zespołu przyznającego nagrodę napisz notatkę i podaj, ile ofert otrzymałeś, ile zostało zakwalifikowanych, jakie były przyczyny dyskwalifikacji, jakie były kryteria i wagi udzielenia zamówienia, jak głosował każdy członek komisji przetargowej i jaka była ostateczna decyzja. Decyzje o udzieleniu zamówienia są zdecydowanie jednym z bardziej interesujących kroków, które audytorzy wewnętrzni lubią widzieć, i przydatne jest dysponowanie dowodami.

4. Faza zamknięcia

Po wybraniu zwycięzcy umów się na spotkanie w celu zamknięcia umowy i podpisania umowy. Jeśli umieścisz GTC i inne warunki umowy w dokumentacji ZO, zamknięcie transakcji nie powinno być skomplikowane. Jeśli tego nie zrobisz, możesz mieć długie negocjacje i nie możesz być nawet pewien, że oferowany poziom cen pozostanie. Oczywiście dostawcy użyją wszelkich argumentów, aby podnieść cenę oferty.

Dobrze jest przekazywać informacje zwrotne wszystkim uczestnikom, nie tylko zwycięzcy. Ale nawet jeśli wybrałeś zwycięzcę, nie ogłaszaj ostatecznej decyzji przed podpisaniem umowy. Po publicznym ogłoszeniu zwycięzcy zyskuje on siłę negocjacyjną, a zamknięcie kontraktu może być trudne. Pozostaw opcje otwarte, dopóki umowa nie zostanie podpisana z najlepszymi możliwymi warunkami, a dopiero potem ogłoś wyniki aukcji wszystkim uczestnikom. Podziękuj wszystkim za udział. To od Ciebie zależy, czy zdecydujesz się ogłosić zwycięską firmę, czy nie, ale zdecydowanie nie jest etyczne publikowanie zwycięskiej oferty.

Podsumowanie

Proces zapytania ofertowego jest jednym z najpotężniejszych procesów, które kupujący może wykorzystać, aby uzyskać informacje o cenie z rynku dostawców. Każdy kupujący powinien nauczyć się efektywnie przeprowadzać proces RFI i RFQ. 

Wypróbuj  ProcurementFlow.com i zacznij korzystać z opartego na chmurze oprogramowania do zamówień, które obejmuje wydajny i inteligentny proces RFI / RFP / RFQ


Zacznijmy!

Usprawnij i zautomatyzuj zakupy

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 14 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةSloveneEnglish