Zdefiniuj i pokonaj swoje wydatki pośrednie


W każdej firmie istnieje pewna kategoria wydatków, która zwykle umyka uwadze i której nikt tak naprawdę nie jest w stanie pojąć. Mówimy o wydatkach pośrednich lub pośrednich materiałach i usługach (IMS - indirect materials spend). Pozostawione bez zarządzania mogą stać się centrum marnotrawstwa i nieefektywności. W tym artykule wyjaśniamy, czym są wydatki pośrednie, dlaczego ważne jest, aby zarządzać nimi i gdzie należy zacząć zwiększać wydatki.  

Co to są wydatki pośrednie (IMS)?

Pośrednie wydatki lub IMS nie są bezpośrednią i prostą kategorią. Zazwyczaj jest to wielki chaos w materiałach i usługach, których nikt nawet nie próbuje kategoryzować, nie wspominając już o zarządzaniu procesami zakupowymi i relacjami z dostawcami. 

Typowe pośrednie materiały i usługi to:

  • Usługi personalne (pracownicy tymczasowi, szkolenia, konsultanci, audytorzy, usługi prawne, rekrutacja, transport personelu); 
  • Materiały i usługi informatyczne (komputery osobiste, serwery, tworzenie oprogramowania, dostosowywanie, konserwacja, ERP); 
  • Materiały i usługi związane z wyposażeniem (meble, konserwacja budynków, sprzątanie, utylizacja i recykling, ochrona, usługi gastronomiczne); 
  • Usługi finansowe (bankowość, ubezpieczenia, leasing); 
  • Materiały i usługi marketingowe (materiały drukarskie, reklama, tłumaczenia); 
  • Usługi turystyczne (bilety lotnicze, hotele, wynajem samochodów, zarządzanie podróżami); 
  • Materiały i usługi telekomunikacyjne (telefony komórkowe, połączenie danych, abonamenty mobilne); 
  • Usługi zarządzania flotą (wynajem samochodów służbowych, paliwo). 

Pamiętaj, że niektóre usługi kwalifikują się jako usługi bezpośrednie, jeśli stanowią część oferty produktów dla klientów, np. usługi posprzedażne i gwarancyjne.

IMS zazwyczaj nie jest objęty radarem zarządu firmy, ponieważ uważają oni, że wydatki na IMS są niskie w porównaniu z wydatkami bezpośrednimi. W rzeczywistości często nie wiedzą, w jakim stopniu wydatki te podlegają kontroli. Wynika to również z różnorodności tych wydatków, więc nie jest łatwo ogarnąć ten obszar działalności. 

Dlaczego ważne jest zarządzanie IMS, czyli wydatkami pośrednimi?

Zarządzanie IMS to kwestia kontroli przepływów pieniężnych. Brak zarządzania i kontroli nad zakupami jest jak pozostawienie szeroko otwartych drzwi firmy. W dziale sprzedaży wykonujesz ciężką pracę, aby uzyskać gotówkę, ale jeśli twoje zamówienia nie są zarządzane, Twoja gotówka wypływa. 


Co się stanie, jeśli IMS nie będzie zarządzany:

  • Nie masz kontaktu z różnymi dostawcami dostępnymi na rynku, co oznacza, że najprawdopodobniej kupujesz po wyższych cenach niż konkurenci, którzy zarządzają swoim IMS.
  • Wydajesz więcej niż powinieneś - kiedy ktokolwiek może naliczać wydatki na konto firmowe, kupuje się często bezrefleksyjnie, tylko dlatego, że 'fajne'.

Niezależnie od tego, jak masz lojalnych dostawców i odpowiedzialnych kolegów, zazwyczaj chętnie korzystają oni z tej sytuacji. Twoi dostawcy nigdy nie przyjdą do twoich drzwi, aby dobrowolnie oferować rabaty. Ale może się to zmienić, gdy powiesz im, że planujesz rozpocząć wysyłanie ZO (zapytań ofertowych, ang. RFQ).

Każda firma koncentruje się na bezpośrednim obliczeniu kosztów w celu uzyskania dokładnej ceny ich własnej produkcji. Ale jeśli IMS nie jest zarządzany, ogólny wzrost kosztów może pozostać niezauważony (lub przynajmniej zauważony z opóźnieniem), a zyski zaczną spadać. 

IMS zwykle zaczyna być w centrum zainteresowania w trudnych czasach, gdy spadają zyski firmy, a zarząd usilnie szuka oszczędności. Nie powinieneś odwlekać dokładnej analizy swoich wydatków pośrednich, aż nadejdą ciężkie czasy . Globalne korporacje i firmy osiągające najlepsze wyniki mają prawie 90% wydatków pod kontrolą zarządu, w tym również wydatki pośrednie.

Definiowanie wydatków zarządzanych (SUM = spend under management)

Monitorowanie wydatków pod zarządzaniem (SUM) może być cennym KPI (Key Performance Indicator), ale wszystkie dane muszą być rozpatrywane jako całość i dogłębnie. Najczęściej stosowana formuła do określania wydatków pod zarządzaniem (SUM) jest następująca: wydatki zarządzane / łączne wydatki przedsiębiorstwa =% wydatków zarządzanych.

Kluczowym terminem w tej formule jest „zarządzanie” - które okazuje się być wysoce subiektywne. Słowo „zarządzanie” oznacza różne rzeczy dla różnych organizacji i każda organizacja musi zdefiniować własne. 

Poniżej przedstawiamy podstawowe kryteria, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu definicji SUM dla swojej organizacji:

  • „Zarządzanie” oznacza jasno zdefiniowany proces zamówień, zatwierdzony przez kierownictwo i określony w polityce zamówień. 
  • Wszystkie zainteresowane strony są świadome tego procesu i korzystają z niego codziennie podczas prowadzenia działań związanych z zakupami.
  • Proces ten jest regularnie sprawdzany, aby zapewnić zgodność i znaleźć obszary wymagające poprawy.
  • Cały proces zakupu jest widoczny. Obejmuje on (ale nie wyłącznie) planowanie, rekwizycję, zapytania ofertowe, negocjacje, zatwierdzanie, zawieranie umów, zamówienie zakupu, fakturowanie, dostawę i zarządzanie danymi.

Wniosek

Pośrednie wydatki nie powinny być bezgranicznym bałaganem, którym nikt nawet nie próbuje zarządzać. Zanim jednak będziesz mógł zarządzać wydatkami i zacząć wykorzystywać dane jako wiarygodny KPI w zakresie zaopatrzenia, musisz ustalić definicję, którą można przyjąć na poziomie całej organizacji. Bez względu na preferowaną definicję powinno być jasne, że zarządzane wydatki są kontrolowane zgodnie z ustalonym procesem.


Kiedy zaczniesz raportować jaki procent wydatków stanowią wydatki zarządzane, możesz poprzedzić je jasną definicją. Tylko wtedy możesz przejść do tego, co naprawdę ważne: jak objąć zarządzaniem większą ilość wydatków.


READ MORE: 5 steps to bringing spend under management.

Spraw, aby Twoje zakupy przebiegały z nami. Wypróbuj ProcurementFlow za darmo


Zacznijmy!

Streamline and automate Procurement

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 30 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةEnglish