Wyzwania zakupowe w produkcji na zamówienie - rozwiązanie!

The more complex manufacturing gets, the more collaborative its procurement process needs to be. For the most advanced manufacturing method, Engineer-to-Order (ETO) production, procurement means a balancing act of an array of needs in constantly changing conditions. In this article we dive deep into the Engineer-to-Order procurement challenges and give you the tools to fix them. 
‍

Jako kierownik ds. zakupów, masz w zasadzie proste obowiązki: 

1. Dostarczyć materiały i podwykonawców do realizacji własnych zamówień 
2. Stałe obniżenie kosztów i zapewnienie optymalnych terminów płatności.  
   ‍
   

W zależności od rodzaju branży produkcyjnej, w której funkcjonujesz, pozyskiwanie może być mniej lub bardziej wymagające. Jeśli weźmiemy branżę produkcji na magazyn, twoje największe wyzwania to zrównoważenie optymalnego poziomu zapasów i ustalenie optymalnego momentu na ponowne zamawianie.  

Na drugim końcu spektrum produkcji znajduje się produkcja pod zamówienie ETO , Twoje wyzwania dotyczą stale zmieniającego się otoczenia, nieprzewidzianych potrzeb i stale zmieniających się wolumenów z dostawcami. Co więcej, musisz zaspokoić potrzeby wszystkich swoich klientów i zapewnić optymalny poziom kosztów. Dlatego kierownik ds. zaopatrzenia przypomina bardziej kierownika projektu ds. zaopatrzeniań, pracując w firmie inżynierskiej na zamówienie.  

CZYTAJ WIĘCEJ: Zakupy Projektowe i ich wyzwania  
‍

Dlaczego zakupy w produkcji na zamówienie to taka ciężka dyscyplina? 

Odpowiedź leży w podstawowej koncepcji zakupów produkcyjnych - systemie Pull X Push. 

System Push jest wygodny w zakupach 

System Push, oznacza wytwarzanie produktów na potrzeby magazynu i dostosowanie zakupów komponentów do prognoz sprzedaży. Taka sytuacja jest idealna do realizacji zakupów, ponieważ może ona wnieść pewne zobowiązania do relacji z dostawcą i lepiej uzgodnić długoterminową współpracę. 

Typowym przykładem firm używających systemu Push są te z rangi dóbr konsumpcyjnych, żywności i napojów, itp..  

System Pull jest już wyzwaniem dla zamówienia

System Pull to zasada oszczędnej produkcji stworzona w celu zmniejszenia ilości odpadów w procesie produkcyjnym. Daje to ogromne korzyści dla produkcji i optymalizuje przepływ. Jest to jednak o wiele bardziej skomplikowane z punktu widzenia zamówień.  

Z jednej strony celem jest zminimalizowanie poziomu zapasów, który zbliżony jest do 0. Zamówienia muszą również zoptymalizować czas realizacji i zapewnić najlepszą możliwą cenę od dostawców. Z drugiej strony muszą zapewnić dostępność przez terminową dostawę.  

Oznacza to stałe porównywanie cen i szybką wymianę informacji z dostawcami. Systemy produkcji Pull są inicjowane na zamówienie: produkcja, montaż lub projekt.  Produkcja inżynieryjna pod zamówienie jest najdłuższym ze wszystkich procesów i obejmuje wykonanie lub montaż.

Typowe przykłady inżynierii na zamówienie obejmują produkcję projektową, produkcję opartą na specyficznych wymaganiach klienta, a także budowę unikalnych budynków.

‍

Największe wyzwanie w zakresie zamówień ETO - komunikacja

W ETO proces produkcyjny rozpoczyna się od zapytania ze strony klienta o wycenę. To otwiera wątek wewnętrznej komunikacji między różnymi funkcjami firmy, obejmującymi dział sprzedaży, inżynierię i produkcję. W najwyżej ocenianych firmach produkcyjnych zaopatrzenie jest również włączone w komunikację od wczesnej fazy inżynieryjnej.   ‍

Na początku produkt zostanie wykonany na papierze. Inżynierowie projektują różne opcje i żądają oszacowania kosztów komponentów od zamówienia. Menedżerowie odpowiednich kategorii w dziale zamówień skontaktują się z dostawcami i zapytają o informacje lub propozycje. Często wnioski pochodzące od inżynierów są niejednoznaczne, a dostawcy muszą poprosić o wyjaśnienia.  

To rozpoczyna grę telefoniczną między dostawcami, kupującymi i inżynierami. Teraz wyobraź sobie, że to samo dzieje się wokół kilku produktów z kilkoma dostawcami, z których każdy prosi o wyjaśnienia.  Wyobrażasz sobie radzenie sobie z tym bałaganem komunikacyjnym w zwykłej skrzynce pocztowej, w której trzymasz resztę poczty? Gwarantujemy, że bardzo szybko stracisz kontrolę nad tym, kto pytał, od kogo i jaka była odpowiedź.  

W procesie ETO pierwsze etapy wyjaśniania rozmaitych kwestii pochłaniają zwykle najwięcej czasu. Zakres projektu i BOM (Zestawienie materiałów) należy harmonizować w trakcie całego procesu, poczynając od klienta, a kończąc na dostawcach komponentów. Używanie wątków e-mail z wieloma uczestnikami może powodować bardzo kosztowne nieporozumienia.

Studium przypadku: 'zakupowa saga'  firmy typu ETO z życia wzięta 

W ETO wszystko zaczyna się od zindywidualizowanej oferty sprzedaży dla klienta.

W globalnej firmie produkcyjnej z inżynierią pod zamówienie, KOBE Elevators Inc., zespół sprzedaży wypracował ofertę cenową na projekt Brent-Haagen neue Hall. Jest to kompletny projekt renowacji budynku i musi mieć windy sięgające od parteru do 6 piętra. Cały projekt składa się z 3 wind.  

Na początek zespół sprzedaży składa klientowi ofertę bez konsultacji z zespołem ds. zakupów. Jest to powszechne w wielu firmach, ponieważ nie ma wystarczająco dużo czasu na odpowiednie przygotowania. Odbyły się dyskusje międzybranżowe na temat znaczenia wczesnego angażowania zamówień, ale rzeczywistość w większości firm jest wciąż zupełnie inna.

Złożenie oferty sprzedaży bez udziału w zakupach oznacza, że ceny materiałów są w większości szacunkami opartymi na poprzednich ofertach.  

Ku zaskoczeniu wszystkich, oferta została zaakceptowana i podpisana przez zespół zarządzający.  

Po zaakceptowaniu oferta staje się zamówieniem sprzedaży, a oferta początkowa jest przekształcana w budżet projektu. Budżet jest podzielony między COGS (Koszt sprzedanych towarów) a marżę brutto.  

W tym momencie po raz pierwszy zaopatrzenie firmy KOBE Elevators inc. włączone zostaje do procesu i rozpoczyna współpracę z dostawcami. Szybko dowiadują się, że oferta jest daleka od faktycznych okoliczności.  Jest oczywiste, że zespół zakupowy pojawia się już za późno , kiedy powinni mieć już wynegocjowane oferty i materiały w drodze.   

Zwykle nie mogą zwrócić się do działu sprzedaży i poprosić o zwiększenie budżetu, ponieważ może to potencjalnie zagrozić całej transakcji firmy KOBE.  

Ta sytuacja stawia przed działem zamówień następujące oczekiwania:

1. dostępność wielu źródeł w różnych kategoriach; 
2. szybkość wysyłania wielu RFI; 
3. umiejętność pracy pod presją i kontrolowania procesu. 

Jak dział zamówień radzi sobie w tej sytuacji?

Kierownik zespołu szybko dzieli cały zestawienie komponentów na kategorie, a każdy prowadzący kategorię zaczyna sprawdzać ceny jedną po drugiej. Na tym etapie największym wyzwaniem jest uzyskanie poprawnych rysunków z inżynierii, ponieważ większość niestandardowych szczegółów znajduje się gdzieś pomiędzy klientem, sprzedażą, wsparciem i inżynierią.  

 W jaki sposób może dział zamówień stawić czoła temu wyzwaniu?

1. Zamówienia zaczynają pracować z długą listą dostawców, a pierwsze masowe RFI są wysyłane w sprawie najdroższych lub skomplikowanych produktów.
2. Długa lista dostawców znacznie się skraca.
3. Zazwyczaj na tym etapie dostępne są wstępne rysunki, a zamówienia można kontynuować, wysyłając zapytania ofertowe. 
4. Dostawca zostaje wybrany i zostaje utworzony nowy PO. 
   

Wygląda to na normalny przepływ, ale należy również wziąć pod uwagę presję czasu, a także ilość RFI wysłanych w ramach jednego projektu. Możesz łatwo stracić przegląd i popełnić błędy, zaplątując się w niekończące się wątki e-mail. Jeśli zostaną wprowadzone dodatkowe zmiany w rysunkach lub specyfikacjach w trakcie projektu, domek z kart, z którym pracuje zespół zamówień może się całkowicie rozpaść.   ‍

Oznacza to gorączkową pracę w nadgodzinach w zespole zaopatrzenia firmy KOBE i starania, aby wszystko kontrolować. 

Jak wygląda proces produkcji inżynieryjnej pod zamówienie bez oprogramowania zakupowego 

1. Zapytanie od potencjalnego klienta pojawia się w skrzynce mejlowej u kogoś w dziale sprzedaży.
2. Sprzedaż przekazuje to inżynierii, aby stworzyć pierwszą wersję roboczą.
3. Inżynieria prosi o oszacowanie kosztów komponentów przez zespół zamówień. 
4. Zaopatrzenie prosi o oszacowanie kosztów  komponentów przez dostawców poprzez przygotowanie RFI / RFP (zapytań o informacje i zapytań o ceny). 
5. Dostawcy zadają pytania w celu wyjaśnienia pewnych nieścisłości. 
6. Zaopatrzenie mediuje pytania i odpowiedzi w obie strony między dostawcami a inżynierami.
7. Na koniec inżynierowie przygotowują pierwszą wersję roboczą i kosztorys. Przekazują go do sprzedaży, która składa ofertę klientowi.
8. Jeśli oferta zostanie zaakceptowana, a klient złoży zamówienie, kierownik projektu przejmuje je ze sprzedaży. Inżynieria finalizuje BOM. 
9. Zamówienia tworzą zapytania ofertowe. 

Jak wygląda proces produkcji inżynieryjnej pod zamówienie z wykorzystaniem oprogramowania do zakupów 

Oparte na chmurze oprogramowanie zakupowe, takie jak ProcurementFlow, pomaga zarządzać BOM i kontaktować się z setkami dostawców w całym procesie RFI. W ten sposób zespół zaopatrzenia może pracować bardziej efektywnie i spędzać mniej czasu na przeglądaniu różnych wątków e-mail i aktualizowaniu zakupów. Kierownicy działów sprzedaży i kierownicy projektów mają przed sobą wszystkie istotne informacje i wszyscy znają najnowszy status.  

ProcurementFlow może być użyty od samego początku procesu zamówień dla produkcji typu ETO.

• Inżynieria tworzy wstępne zestawienie komponentów i przesyła PR. Zaopatrzenie otrzymuje je w ProcurementFlow.

• Zestawienie komponentów jest szybko sprawdzane i dzielone według kategorii produktów. Niektóre przedmioty można przenieść bezpośrednio do zamówienia zakupu. Podobne części zostaną połączone i przypisane do różnych członków zespołu zaopatrzenia.

‍

• Oryginalny PR jest postrzegany jako całość nawet po podziale PR. Po każdej pozycji znajduje się pozycja i osoba odpowiedzialna.

‍

• Zaopatrzenie rozpoczyna kilka jednoczesnych zapytań RFI w celu zebrania oszacowań komponentów od dostawców. Możesz natychmiast odpowiedzieć dostawcom i utrzymywać komunikację z wieloma dostawcami w jednym miejscu.

‍

• Wszystkie rozmowy z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi są widoczne w kanale współpracy. Masz dobry przegląd statusu każdego komponentu i dostawcy.
• Requester może śledzić statusy swoich żądań i zebrane informacje.
• Gdy klient zaakceptuje ofertę, łatwo przejść do procesu zakupu z następną rundą ZO lub PO (zapytania ofertowego lub zlecenia zakupu). 

‍

• To przynosi ogromne oszczędności czasu na komunikację i jednoczesne przeprowadzanie wielu rund e-sourcingu. ‍
  

Jakie oprogramowanie zakupowe jest najlepsze do produkcji ETO?

Inżynieria na zamówienie jest najbardziej złożonym rodzajem produkcji i zwykłe narzędzia zakupowe nie wspierają tego procesu. Typowe narzędzia zaopatrzenia pomagają składać zamówienia zakupu lub zestawiać wydarzenia zaopatrzeniowe. Często są one odłączone od konkretnego projektu i nie dają pełnego przeglądu.  

ProcurementFlow to jedyne narzędzie na rynku, które zaczyna się od BOM na wczesnym etapie  projektu. Przebiega przez cały cykl życia projektu, dopóki nie będą dostępni dostawcy i ceny ustalone dla każdego elementu zamówienia. Komunikacja z dostawcami, a także wewnętrznymi wnioskodawcami jest utrzymywana w wątkach tuż obok zapytania. To oszczędza około 50% czasu na zakup.  

Zabierz  ProcurementFlow na jazdę próbną. Dajemy Ci 14 -dniowy bezpłatny okres próbny bez podawania danych karty kredytowej.