Wyzwania zakupowe w produkcji na zamówienie - rozwiązanie!

The more complex manufacturing gets, the more collaborative its procurement process needs to be. For the most advanced manufacturing method, Engineer-to-Order (ETO) production, procurement means a balancing act of an array of needs in constantly changing conditions. In this article we dive deep into the Engineer-to-Order procurement challenges and give you the tools to fix them.
Jako kierownik ds. zakupów, masz w zasadzie proste obowiązki:
- Dostarczyć materiały i podwykonawców do realizacji własnych zamówień
- Stałe obniżenie kosztów i zapewnienie optymalnych terminów płatności.
W zależności od rodzaju branży produkcyjnej, w której funkcjonujesz, pozyskiwanie może być mniej lub bardziej wymagające. Jeśli weźmiemy branżę produkcji na magazyn, twoje największe wyzwania to zrównoważenie optymalnego poziomu zapasów i ustalenie optymalnego momentu na ponowne zamawianie.
Na drugim końcu spektrum produkcji znajduje się produkcja pod zamówienie ETO , Twoje wyzwania dotyczą stale zmieniającego się otoczenia, nieprzewidzianych potrzeb i stale zmieniających się wolumenów z dostawcami. Co więcej, musisz zaspokoić potrzeby wszystkich swoich klientów i zapewnić optymalny poziom kosztów. Dlatego kierownik ds. zaopatrzenia przypomina bardziej kierownika projektu ds. zaopatrzeniań, pracując w firmie inżynierskiej na zamówienie.
CZYTAJ WIĘCEJ: Zakupy Projektowe i ich wyzwania
Dlaczego zakupy w produkcji na zamówienie to taka ciężka dyscyplina?
Odpowiedź leży w podstawowej koncepcji zakupów produkcyjnych - systemie Pull X Push.
System Push jest wygodny w zakupach
System Push, oznacza wytwarzanie produktów na potrzeby magazynu i dostosowanie zakupów komponentów do prognoz sprzedaży. Taka sytuacja jest idealna do realizacji zakupów, ponieważ może ona wnieść pewne zobowiązania do relacji z dostawcą i lepiej uzgodnić długoterminową współpracę.
Typowym przykładem firm używających systemu Push są te z rangi dóbr konsumpcyjnych, żywności i napojów, itp..
System Pull jest już wyzwaniem dla zamówienia
System Pull to zasada oszczędnej produkcji stworzona w celu zmniejszenia ilości odpadów w procesie produkcyjnym. Daje to ogromne korzyści dla produkcji i optymalizuje przepływ. Jest to jednak o wiele bardziej skomplikowane z punktu widzenia zamówień.
Z jednej strony celem jest zminimalizowanie poziomu zapasów, który zbliżony jest do 0. Zamówienia muszą również zoptymalizować czas realizacji i zapewnić najlepszą możliwą cenę od dostawców. Z drugiej strony muszą zapewnić dostępność przez terminową dostawę.
Oznacza to stałe porównywanie cen i szybką wymianę informacji z dostawcami. Systemy produkcji Pull są inicjowane na zamówienie: produkcja, montaż lub projekt. Produkcja inżynieryjna pod zamówienie jest najdłuższym ze wszystkich procesów i obejmuje wykonanie lub montaż.
Typowe przykłady inżynierii na zamówienie obejmują produkcję projektową, produkcję opartą na specyficznych wymaganiach klienta, a także budowę unikalnych budynków.

Największe wyzwanie w zakresie zamówień ETO - komunikacja
W ETO proces produkcyjny rozpoczyna się od zapytania ze strony klienta o wycenę. To otwiera wątek wewnętrznej komunikacji między różnymi funkcjami firmy, obejmującymi dział sprzedaży, inżynierię i produkcję. W najwyżej ocenianych firmach produkcyjnych zaopatrzenie jest również włączone w komunikację od wczesnej fazy inżynieryjnej.
Na początku produkt zostanie wykonany na papierze. Inżynierowie projektują różne opcje i żądają oszacowania kosztów komponentów od zamówienia. Menedżerowie odpowiednich kategorii w dziale zamówień skontaktują się z dostawcami i zapytają o informacje lub propozycje. Często wnioski pochodzące od inżynierów są niejednoznaczne, a dostawcy muszą poprosić o wyjaśnienia.
To rozpoczyna grę telefoniczną między dostawcami, kupującymi i inżynierami. Teraz wyobraź sobie, że to samo dzieje się wokół kilku produktów z kilkoma dostawcami, z których każdy prosi o wyjaśnienia. Wyobrażasz sobie radzenie sobie z tym bałaganem komunikacyjnym w zwykłej skrzynce pocztowej, w której trzymasz resztę poczty? Gwarantujemy, że bardzo szybko stracisz kontrolę nad tym, kto pytał, od kogo i jaka była odpowiedź.
W procesie ETO pierwsze etapy wyjaśniania rozmaitych kwestii pochłaniają zwykle najwięcej czasu. Zakres projektu i BOM (Zestawienie materiałów) należy harmonizować w trakcie całego procesu, poczynając od klienta, a kończąc na dostawcach komponentów. Używanie wątków e-mail z wieloma uczestnikami może powodować bardzo kosztowne nieporozumienia.
Studium przypadku: 'zakupowa saga' firmy typu ETO z życia wzięta
W ETO wszystko zaczyna się od zindywidualizowanej oferty sprzedaży dla klienta.
W globalnej firmie produkcyjnej z inżynierią pod zamówienie, KOBE Elevators Inc., zespół sprzedaży wypracował ofertę cenową na projekt Brent-Haagen neue Hall. Jest to kompletny projekt renowacji budynku i musi mieć windy sięgające od parteru do 6 piętra. Cały projekt składa się z 3 wind.
Na początek zespół sprzedaży składa klientowi ofertę bez konsultacji z zespołem ds. zakupów. Jest to powszechne w wielu firmach, ponieważ nie ma wystarczająco dużo czasu na odpowiednie przygotowania. Odbyły się dyskusje międzybranżowe na temat znaczenia wczesnego angażowania zamówień, ale rzeczywistość w większości firm jest wciąż zupełnie inna.
Złożenie oferty sprzedaży bez udziału w zakupach oznacza, że ceny materiałów są w większości szacunkami opartymi na poprzednich ofertach.
Ku zaskoczeniu wszystkich, oferta została zaakceptowana i podpisana przez zespół zarządzający.
Po zaakceptowaniu oferta staje się zamówieniem sprzedaży, a oferta początkowa jest przekształcana w budżet projektu. Budżet jest podzielony między COGS (Koszt sprzedanych towarów) a marżę brutto.
W tym momencie po raz pierwszy zaopatrzenie firmy KOBE Elevators inc. włączone zostaje do procesu i rozpoczyna współpracę z dostawcami. Szybko dowiadują się, że oferta jest daleka od faktycznych okoliczności. Jest oczywiste, że zespół zakupowy pojawia się już za późno , kiedy powinni mieć już wynegocjowane oferty i materiały w drodze.
Zwykle nie mogą zwrócić się do działu sprzedaży i poprosić o zwiększenie budżetu, ponieważ może to potencjalnie zagrozić całej transakcji firmy KOBE.
Ta sytuacja stawia przed działem zamówień następujące oczekiwania:
- dostępność wielu źródeł w różnych kategoriach;
- szybkość wysyłania wielu RFI;
- umiejętność pracy pod presją i kontrolowania procesu.
Jak dział zamówień radzi sobie w tej sytuacji?
Kierownik zespołu szybko dzieli cały zestawienie komponentów na kategorie, a każdy prowadzący kategorię zaczyna sprawdzać ceny jedną po drugiej. Na tym etapie największym wyzwaniem jest uzyskanie poprawnych rysunków z inżynierii, ponieważ większość niestandardowych szczegółów znajduje się gdzieś pomiędzy klientem, sprzedażą, wsparciem i inżynierią.
W jaki sposób może dział zamówień stawić czoła temu wyzwaniu?
- Zamówienia zaczynają pracować z długą listą dostawców, a pierwsze masowe RFI są wysyłane w sprawie najdroższych lub skomplikowanych produktów.
- Długa lista dostawców znacznie się skraca.
- Zazwyczaj na tym etapie dostępne są wstępne rysunki, a zamówienia można kontynuować, wysyłając zapytania ofertowe.
- Dostawca zostaje wybrany i zostaje utworzony nowy PO.
Wygląda to na normalny przepływ, ale należy również wziąć pod uwagę presję czasu, a także ilość RFI wysłanych w ramach jednego projektu. Możesz łatwo stracić przegląd i popełnić błędy, zaplątując się w niekończące się wątki e-mail. Jeśli zostaną wprowadzone dodatkowe zmiany w rysunkach lub specyfikacjach w trakcie projektu, domek z kart, z którym pracuje zespół zamówień może się całkowicie rozpaść.
Oznacza to gorączkową pracę w nadgodzinach w zespole zaopatrzenia firmy KOBE i starania, aby wszystko kontrolować.
Jak wygląda proces produkcji inżynieryjnej pod zamówienie bez oprogramowania zakupowego
- Zapytanie od potencjalnego klienta pojawia się w skrzynce mejlowej u kogoś w dziale sprzedaży.
- Sprzedaż przekazuje to inżynierii, aby stworzyć pierwszą wersję roboczą.
- Inżynieria prosi o oszacowanie kosztów komponentów przez zespół zamówień.
- Zaopatrzenie prosi o oszacowanie kosztów komponentów przez dostawców poprzez przygotowanie RFI / RFP (zapytań o informacje i zapytań o ceny).
- Dostawcy zadają pytania w celu wyjaśnienia pewnych nieścisłości.
- Zaopatrzenie mediuje pytania i odpowiedzi w obie strony między dostawcami a inżynierami.
- Na koniec inżynierowie przygotowują pierwszą wersję roboczą i kosztorys. Przekazują go do sprzedaży, która składa ofertę klientowi.
- Jeśli oferta zostanie zaakceptowana, a klient złoży zamówienie, kierownik projektu przejmuje je ze sprzedaży. Inżynieria finalizuje BOM.
- Zamówienia tworzą zapytania ofertowe.
Jak wygląda proces produkcji inżynieryjnej pod zamówienie z wykorzystaniem oprogramowania do zakupów
Oparte na chmurze oprogramowanie zakupowe, takie jak ProcurementFlow, pomaga zarządzać BOM i kontaktować się z setkami dostawców w całym procesie RFI. W ten sposób zespół zaopatrzenia może pracować bardziej efektywnie i spędzać mniej czasu na przeglądaniu różnych wątków e-mail i aktualizowaniu zakupów. Kierownicy działów sprzedaży i kierownicy projektów mają przed sobą wszystkie istotne informacje i wszyscy znają najnowszy status.
ProcurementFlow może być użyty od samego początku procesu zamówień dla produkcji typu ETO.
- Inżynieria tworzy wstępne zestawienie komponentów i przesyła PR. Zaopatrzenie otrzymuje je w ProcurementFlow.

- Zestawienie komponentów jest szybko sprawdzane i dzielone według kategorii produktów. Niektóre przedmioty można przenieść bezpośrednio do zamówienia zakupu. Podobne części zostaną połączone i przypisane do różnych członków zespołu zaopatrzenia.

- Oryginalny PR jest postrzegany jako całość nawet po podziale PR. Po każdej pozycji znajduje się pozycja i osoba odpowiedzialna.
.gif)
- Zaopatrzenie rozpoczyna kilka jednoczesnych zapytań RFI w celu zebrania oszacowań komponentów od dostawców. Możesz natychmiast odpowiedzieć dostawcom i utrzymywać komunikację z wieloma dostawcami w jednym miejscu.

- Wszystkie rozmowy z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi są widoczne w kanale współpracy. Masz dobry przegląd statusu każdego komponentu i dostawcy.
- Requester może śledzić statusy swoich żądań i zebrane informacje.
- Gdy klient zaakceptuje ofertę, łatwo przejść do procesu zakupu z następną rundą ZO lub PO (zapytania ofertowego lub zlecenia zakupu).

- To przynosi ogromne oszczędności czasu na komunikację i jednoczesne przeprowadzanie wielu rund e-sourcingu.
Jakie oprogramowanie zakupowe jest najlepsze do produkcji ETO?
Inżynieria na zamówienie jest najbardziej złożonym rodzajem produkcji i zwykłe narzędzia zakupowe nie wspierają tego procesu. Typowe narzędzia zaopatrzenia pomagają składać zamówienia zakupu lub zestawiać wydarzenia zaopatrzeniowe. Często są one odłączone od konkretnego projektu i nie dają pełnego przeglądu.
ProcurementFlow to jedyne narzędzie na rynku, które zaczyna się od BOM na wczesnym etapie projektu. Przebiega przez cały cykl życia projektu, dopóki nie będą dostępni dostawcy i ceny ustalone dla każdego elementu zamówienia. Komunikacja z dostawcami, a także wewnętrznymi wnioskodawcami jest utrzymywana w wątkach tuż obok zapytania. To oszczędza około 50% czasu na zakup.
Zabierz ProcurementFlow na jazdę próbną. Dajemy Ci 14 -dniowy bezpłatny okres próbny bez podawania danych karty kredytowej.
Zacznijmy!
Usprawnij i zautomatyzuj zakupy
Zbudowany przez dział zaopatrzenia
Najszybsze wdrożenie
Brak ustawień - Nie wymaga karty kredytowej
14-dni darmowa próba - Odwołanie w każdej chwili