Remote work w dziale zamówień - po co  wdrażać i jak to zrobić

Opcja pracy zdalnej nadal nie jest zbyt powszechna w dziedzinie zamówień. W tym artykule przyjrzymy się kwestii, dlaczego powinieneś umożliwić pracę zdalną zespołowi zakupowemu i jak to zrobić. 

Żyjemy w erze czwartej rewolucji przemysłowej. Jednak nasze sposoby życia i pracy wciąż w dużej mierze wynikają z drugiej rewolucji, która miała miejsce prawie 150 lat temu. Mówimy o ścisłych czasach pracy, miejscach i sposobach, które są bardziej odpowiednie dla kogoś stojącego za linią produkcyjną, a nie dla współczesnego profesjonalisty. Dzisiejsza praca wymaga znacznie większej autonomii, odpowiedzialności i kreatywności, ale często wciąż nie ma to odzwierciedlenia w strukturze pracy.  

Dlaczego warto uczynić pracę zdalną jedną z opcji w twoim zespole zakupowym? 

Pytanie powinno raczej brzmieć: „Dlaczego NIE miałbyś tego zrobić?” W wielu dziedzinach praca zdalna nie jest nawet uważana za aż taki przywilej, aby warto go było wspomnieć, ale jest raczej częścią podstawowej higieny pracy. Ludzie w różnych branżach po prostu oczekują, że będą mogli pracować z własnej kanapy lub letniego domu, a czasem nawet z innej strefy czasowej. Ograniczenie elastyczności pracowników bez ważnego powodu może tylko źle wpłynąć na reputację pracodawcy. Te same potrzeby mogą pojawić się także przy włączaniu do zespołu partnerów zewnętrznych lub po prostu większych organizacji działających w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. 

Jest jasne, dlaczego profesjonaliści cenią elastyczność pracy, a często nawet wybierają ją chętniej niż wyższą pensję. Konieczność codziennego fizycznego odwiedzania miejsca pracy powoduje wzrost cen domów w wielu obszarach. To pozostawia pracownikowi dwie niekorzystne opcje - albo spędzać więcej czasu na dojazdy do pracy, albo więcej pieniędzy zainwestować w dom, którego lokacja względem miejsca pracy będzie korzystniejsza. Praca zdalna może więc znacznie poprawić jakość codziennego życia pracownika. 

Ale są też bezpośrednie korzyści dla pracodawcy. Wbrew powszechnemu przekonaniu, że ludzie tak naprawdę nie pracują, jeśli ich szef nie stoi nad nimi non stop, praca zdalna może tak naprawdę zwiększyć wydajność zespołu. We wspólnej przestrzeni biurowej występuje wiele zakłóceń, których w domu nie ma. Włączenie pracy zdalnej otwiera również globalną pulę talentów i pomaga dotrzeć do tych najlepszych specjalistów, którzy niekoniecznie mieszkają w odległości kilku minut samochodem od biura. 

W świetle najnowszych wiadomości o  koronawirusie COVID- 19 - może nie być najlepszym pomysłem spotykanie się w ciasnym biurze każdego dnia. Nawet w przypadku zwykłego przeziębienia pracownicy powinni mieć możliwość kontynuować pracę bez konieczności wychodzenia z domu. Natomiast w przypadku całkowitej blokady w sytuacji wyjątkowej innej opcji może nawet nie być .
 

Praca zdalna wymaga odpowiednich narzędzi 

Obecnie dostępne są narzędzia cyfrowe zaspokajające niemal każdą możliwą potrzebę w świecie biznesu. Różne narzędzia współpracy, takie jak Slack, Scoro, a także różne rozwiązania do zarządzania dokumentami oparte na chmurze poprawiły sposób w jaki ludzie pracują we wszystkich dziedzinach życia. 

Niemniej jednak, większość firm zajmujących się zaopatrzeniem nadal korzysta z poczty e-mail i arkuszy Excel. Wprawdzie Excel jest rzeczywiście świetnym narzędziem i bezsprzecznie potrafi wykonać swoją pracę, z drugiej jednak strony w rzeczywistości utrudnia współpracę i nie nadaje się dla większych organizacji i zestawów danych .

W ten sam sposób, w jaki sprzedawcy używają CRM, takich jak Pipedrive, a firmy programistyczne korzystają z Jiry, osoby zajmujące się zaopatrzeniem potrzebują specjalistycznego narzędzia, z którym będą mieli we wszystkim porządek, które będzie proste w obsłudze i z którym codzienna praca i wzajemna współpraca będą przyjemnością. Nie trzeba wymyślać koła na nowo - możesz wybierać spośród wielu cyfrowych rozwiązań ze specjalistycznej oferty dla działu zakupów, zaspokajającej różne potrzeby w zakresie zamówień. 

Od Kodiak Rating SRM, który zapewnia dostęp do zaawansowanych analiz dostawców i źródeł zaopatrzenia, do ProcurementFlow, który przyspiesza współpracę zarówno wewnątrz samego zespołu, jak i z innymi partnerami i dostawcami. Znalezienie odpowiedniego narzędzia może znacznie ułatwić przepływ zamówień.


Jak ProcurementFlow wspiera pracę zdalną twojego zespołu 

Większość problemów z pracą zdalną w przypadku działu zakupów sprowadza się do błędów ludzkich i nieefektywnych procesów. Kluczem do zarządzania zdalnym zespołem jest dobra komunikacja i wdrażanie dobrze dopasowanych narzędzi cyfrowych. Oto lista kryteriów wyboru odpowiedniego narzędzia zaopatrzenia dla zdalnego zespołu. 


  • Sprawna komunikacja - zawsze wiedzieć, kto co obiecał i jaki jest najnowszy status. Kanał informacyjny ProcurementFlow dotyczący współpracy zapewnia jedną scentralizowane pasmo komunikacji zarówno z dostawcami, jak i wewnętrznymi interesariuszami, przy czym wszyscy są stale powiadamiani o wszelkich istotnych zmianach. Cała odpowiednia komunikacja jest automatycznie ściągana do odpowiedniego wątku.  
  • Przegląd pracy zespołu - potrzeba się upewnić, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco ze wszystkimi statusami i wiedzieć, kto nad czym w danej chwili pracuje.  Tablica KANBAN w aplikacji ProcurementFlow zapewnia całemu zespołowi wizualny przegląd pracy każdego jego członka. To sprawia, że przydzielanie pracy, rozdzielanie nakładu pracy oraz udostępnianie lub przenoszenie zadań jest szybkie i proste. Żadne zadanie nie zostanie utracone w wiadomości e-mail lub pozostanie bez opieki.  
  • Łatwy dostęp z dowolnego miejsca - jeśli Twój zespół pracuje częściowo lub całkowicie zdalnie, musi uzyskać dostęp do informacji z dowolnego miejsca, w którym obecnie pracuje. Platforma w chmurze zapewnia pełny dostęp bez względu na to, gdzie jesteś. Dzięki ProcurementFlow proste kroki procesu, takie jak wysyłanie zapytania, komentowanie i otrzymywanie aktualizacji statusu, mogą być obsługiwane nawet przez urządzenie mobilne.  
  • Bezpieczeństwo twoich danych - wiele poufnych danych przepływa codziennie przez zespół zakupowy. Ochrona tych informacji, gdy zespół ma łatwy dostęp do nich, jest sprawą najwyższej wagi. ProcurementFlow przechowuje dane na serwerach AWS, które są zbudowane tak, aby spełniać wymagania najbardziej wrażliwych organizacji.
  • Dokładne i aktualne informacje - proces oparty na arkuszu kalkulacyjnym utrudnia aktualizację informacji przez cały czas. Zautomatyzowane rozwiązanie, takie jak ProcurementFlow, gromadzi aktualne informacje w czasie rzeczywistym, więc nic nie kończy w 'czarnej dziurze', czyli nie zostaje pominięte i zapomniane. Możesz także cofnąć się w przeszłość i sprawdzić w poprzedniej komunikacji, w jaki sposób i dlaczego podjęto decyzje.
  • Pomiar wydajności zespołu - jak możesz obiektywnie zmierzyć rzeczywisty wkład pracy kiedyczłonkowie zespołu nie pracują w tym samym biurze ? Zautomatyzowany pulpit zarządzania wydajnością i analizą ProcurementFlow wyświetla przez cały czas główne wskaźniki KPI zarówno dla zespołu, jak i dostawców. Możesz mierzyć i porównywać aktywność dowolnego członka zespołu, np. liczbę obsłużonych PR, przetworzonych PO lub wypełnionych ZO.


CZYTAJ WIĘCEJ: Ściągawka dla menedżerów ds. Zaopatrzenia w 2020 - 10 Kroki, które można podjąć, by awansować i usprawnić swoje zamówienia


Zacznijmy!

Usprawnij i zautomatyzuj zakupy

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

No set-up • No credit card required  
14-day free trial • Cancel at any time

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeština한국어PolskiالعربيةSlovenePortuguêsBahasa IndonesiaภาษาไทยEnglish