Tajemnicze RFx - jaka jest różnica między RFI, RFP i RFQ?

Pracowałem przy zamówieniach przez kilka lat, kiedy w końcu zdałem sobie sprawę, że terminy znaczące w j. polskim 'zapytanie ofertowe' RFQ i RFP to nie to samo. Pomyślałem, że to po prostu kwestia różnych terminów używanych w różnych krajach - na przykład ''truck'' jako ciężarówka w amerykańskim i ''lorry'' jako ciężarówka w brytyjskim angielskim. Od tego czasu przeszedłem długą drogę do jasnego zrozumienia różnicy między tymi dwoma terminami. W tym artykule chcę się upewnić, że terminy 'RFx' po polsku 'ZOx' (request for x, czyli zapytanie o 'x') nigdy ci się nie pomieszają. 

Zanim zaczniemy, skrót ZOx jest używany do ogólnego mówienia o zapytaniach, gdzie x może być albo I (informacja), Q (quotation - oferta), lub P (proposal - propozycja, oferta) .

  •  RFQ - Zapytanie ofertowe jest używane, gdy kupujący wie dokładnie czego potrzebuje, a jedynie prosi o ofertę cenową.
  •  RFP - Zapytanie ofertowe jest używane, gdy kupujący mają pewien problem, ale nie są pewni, jak go rozwiązać. Następnie proszą dostawców o zaproponowanie różnych rozwiązań (tj. propozycji) i ew. wycenę kosztów.
  • RFI jest wykorzystywany w badaniach rynku dostawców i do inicjowania procesu wyboru dostawcy. Proces wyboru dostawcy kończy przeprowadzenie kwalifikacji produktu i wizyta na miejscu.


Zanim zaczniesz korzystać z ZOx

Po przeprowadzeniu badań rynku dostawców i znalezieniu firm, które mogą być potencjalnymi dostawcami, określ swoje wymagania w stosunku do dostawcy i przygotuj kwestionariusz samooceny. Skontaktuj się z nimi i zadawaj każdej firmie szczegółowe pytania.

W wielu firmach relacja kupujący-dostawca zaczyna się od samooceny dostawcy. Aby zaoszczędzić czas, kupujący zachęcają potencjalnych dostawców do rejestracji, wypełniając kwestionariusz samooceny na stronie głównej firmy kupującego. Jeśli jednak nie możesz zaoferować dostawcy środowiska samoobsługowego, najlepiej jest uruchomić RFI.  


Prowadzenie RFI

RFI jest znacznie bardziej wydajne niż wysyłanie otwartych wiadomości e-mail do wielu dostawców, szczególnie jeśli korzystasz z rozwiązania SaaS specjalnie zaprojektowanego do tego procesu. Rozwiązanie e-sourcing pozwala skonfigurować ustandaryzowany kwestionariusz. Możesz również wysłać ten sam RFI do kilku firm, oszczędzając cenny czas. Z kolei firmy mogą udzielać informacji o sobie i dostarczanych produktach.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z RFI w rozwiązaniu SaaS, czy robisz to za pomocą starego dobrego e-maila, musisz porówywnać potencjalnych dostawców z wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji. Wymagania powinny opisywać oczekiwany poziom kwalifikacji w najważniejszych dla Ciebie obszarach. Ponieważ szukasz partnera, który byłby częścią Twojego łańcucha dostaw, twoje wymagania powinny odzwierciedlać, w jaki sposób Twoja firma prowadzi działalność na co dzień.

Na podstawie wymagań kwalifikacyjnych w stosunku do dostawców przygotuj kwestionariusz, który można podzielić na preferowane obszary zainteresowania. Dodaj szczegółowe pytania do każdego bloku. Pomocne może być sformułowanie pytań w taki sposób, aby można było na nie odpowiedzieć „tak”, „nie” lub „częściowo”. W ten sposób łatwiej jest później przeanalizować odpowiedzi. W tym miejscu możesz również poprosić o udokumentowanie pozytywnych odpowiedzi na określone pytania, takie jak certyfikaty lub inną dokumentację.


Zapytanie ofertowe RFQ czy RFP? 

Proces zapytania ofertowego RFQ  jest jedną z najczęstszych operacji wykonywanych codziennie przez każdego menedżera zakupów lub dostaw. Jednak nawet jako najczęstsza operacja, może być prowadzona na wiele różnych sposobów. Niezależnie od tego, jak to zrobisz, zapytanie ofertowe jest najskuteczniejszą metodą uzyskania szybkich oszczędności.

Z drugiej strony, Zapytania ofertowe mogą i powinny być wykorzystywane przez szerszy zakres ról biznesowych. Oprócz menedżerów kategorii, kierownicy projektów i inżynierowie mogą również korzystać z tego procesu, szukając nowych i innowacyjnych rozwiązań.

Ważne jest, aby zrozumieć, że skonfigurowanie ZOx i wybór właściwych procesów może być potężnym narzędziem strategicznym.  Jako dalsza lektura, gdzie znajdziesz opisanych wiele praktycznych metod pozyskiwania strategicznego polecamy „Purchasing Chessboard®”autorstwa A. T. Kearneya. Porównanie z szachownicą jest bardzo ważne, ponieważ niezależnie od tego, czy jesteś odpowiedzialny za zamówienia kategorii lub projektu, musisz mieć strategię gry z dostawcami. Nie wszyscy menedżerowie ds. Zaopatrzenia znają wszystkie metody „Purchasing Chessboard®”, ale większość CPO wie, jak potężne mogą być licytacje i tworzenie konkurencji między dostawcami.


Wydajniejsze działanie ZOx dzięki systemom e-zaopatrzenia

Wszelkie zapytania można generować w systemie e-zaopatrzenia, co pozwala zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na inne etapy pozyskiwania strategicznego. Zamiast wysyłać nieusystematyzowane wiadomości e-mail, znacznie bardziej wydajne jest uruchamianie ZOx w aplikacji SaaS. Ten rodzaj oprogramowania pozwala dostawcy wykonać część twojej pracy za ciebie , np. wprowadzenie do systemu podstawowych informacji identyfikacyjnych.

Jako kupujący przesyłasz dokumenty pomocnicze (więcej o nich porozmawiamy w następnym artykule) i tworzysz szablon wyceny. Szablon cenowy znacznie ułatwia porównywanie ofert i wybór zwycięzcy konkursu. Aby zwiększyć wydajność, możesz połączyć te dwa kroki i przeprowadzać RFI i RFQ razem jako następujące po sobie zdarzenia. Chociaż nie jest to zalecane we wszystkich sytuacjach, może być bardzo przydatne dla firm działających w oparciu o model biznesowy bazujący na projektach.

Ponadto, rozwiązania dla e-zamówień takie jak jak  ProcurementFlow.com mogą pomóc w budowaniu zaufania w relacjach z dostawcami, pokazując, że Twoje ZOx są prowadzone w formalny, profesjonalny sposób, oraz że podejmujesz kroki w celu zmniejszenia ryzyka wycieku wyceny i oszustwa.

Ciąg dalszy nastąpi...


Zacznijmy!

Streamline and automate Procurement

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 30 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةEnglish