5 kroków do zarządzania wydatkami

Zarządzanie wydatkami jest integralną częścią każdej sprawnej organizacji. Ale zanim będziesz mógł cokolwiek zarządzać, musisz dokładnie zrozumieć warunki, procesy i oczekiwane wyniki istotne dla Twojej firmy. W naszym ostatnim poście na blogu mówiliśmy o definiowaniu wydatków pośrednich i wydatków w ramach zarządzania (SUM). W tym artykule przedstawiono 5 praktycznych kroków umożliwiających rozpoczęcie procesu.  

Pamiętaj, że zarządzanie wydatkami nie jest jednorazowym wydarzeniem. Będziesz musiał regularnie dokonywać ponownej oceny swoich wydatków, aby upewnić się, że to, co ma być zarządzane, jest rzeczywiście nieprzerwanie zarządzane. A na zarządzanie mają wpływ również, a może przede wszystkim ludzie  - dlatego najpierw powinieneś skupić się na zaangażowaniu wyższej kadry kierowniczej, wyjaśniając korzyści całej firmie (oszczędności kosztów, przejrzystość itp.). Następnie przekaż korzyści pozostałym interesariuszom i zespołowi ds. Zakupów (oszczędność czasu, wydajność itp.).

CZYTAJ WIĘCEJ: Zdefiniuj i pokonaj swoje wydatki pośrednie  

Po uzyskaniu poparcia od kolegów i kierownictwa postępuj zgodnie z tymi instrukcjami i nareszcie przejmij kontrolę nad swoimi wydatkami.  

1. Spraw, aby wydatki były widoczne

Nie możesz zarządzać większymi wydatkami, jeśli nie widzisz ich wyraźnie.  Wizualizacja wydatków jest kluczowa - ile wydaje Twoja organizacja i na jakie kategorie. Być może jest pod kontrolą księgowości lub systemu ERP, dobrze jednak byłoby się upewnić, że sam zespół ds. Zakupów ma dostęp do tych informacji. Ten z kolei może łatwo tworzyć profile zakupów, a następnie według kategorii śledzić indywidualne wydatki na poziomie poszczególnych pozycji..

Dopiero gdy Twoje wydatki będą widoczne, przychodzi czas na ich analizę. Dobre narzędzie do analizy wydatków, zintegrowane z ERP, może dać szczegółowy przegląd tego, ile wydatków nie przechodzi przez proces zakupu ERP, poprzez śledzenie faktur wysyłanych bezpośrednio do księgowości.


2. Umieść swoje procesy na właściwym miejscu

Kiedy jest coraz więcej wydatków do zarządzania, wraz z nimi przychodzi konieczność zmian w zarządzaniu. Potrzebujesz wyraźnie zdefiniować swoje cele, a następnie ustalić nowy proces, który pomoże Ci je osiągnąć.  Użyj danych dotyczących wydatków do zdefiniowania celów, a następnie jasno przedstaw je partnerom wewnętrznym i wyjaśnij, dlaczego te zmiany są konieczne dla całej organizacji. Jak wspomniano powyżej, zmiany te przejdą bardziej płynnie, jeśli masz poparcie wyższej kadry kierowniczej i uprawnienie do ich wprowadzenia.

Gdy rozwijasz swoje procesy zakupowe, poświęć trochę czasu na zbadanie i wdrożenie rozwiązania e-zamówień (więcej informacji na ten temat znajduje się w kroku #3). Z nowym narzędziem zakupowym i ulepszonymi procesami możesz zacząć oceniać swoje postępy i zobaczyć, jak nowy proces zakupowy sprawdza się w realnym świecie.  

3. Wybierz odpowiednie narzędzie do e-zamówień 

E-zamówienia są zbyt istotne, aby je zignorować. Chociaż możliwe jest zarządzanie istniejącymi wydatkami bez wyspecjalizowanego narzędzia do e-zamówień, trudno mieć pod kontrolą wciąż rosnące wydatki bez wdrożenia odpowiedniego rozwiązania.  Inkorporuj nową procedurę zakupową i uczyń jej użycie powszechnym i obowiązkowym. Odkryjesz, że postępowanie zgodnie z nowym procesem jest łatwiejsze od wkręcania żarówki.  

Narzędzie zakupowe ProcurementFlow pomaga kierować wszystkie zapotrzebowania do zespołu zaopatrzenia i zarządzać nimi w sposób zgodny z ustalonymi wcześniej procesami. Możesz ustalić proces zatwierdzania, jak również pozyskiwać online (e-sourcing). Upewnij się, że narzędzie PF używane jest prawidłowo, czyli pomaga osiągnąć cele związane z zakupami. (PS. Jeśli już wdrożyłeś rozwiązanie, ale nie osiągnąłeś jeszcze swoich celów, pamiętaj, aby rozważyć krok #5). 

4. Zamień kupujących w superbohaterów

Kiedy już masz narzędzie zakupowe e-procurement i SRM, należy jak najszybciej importować wszystkich dostawców (bezpośrednich i pośrednich) do systemu.  Zleceniodawcy z łatwością powinni odnaleźć dostawców, z którymi są przyzwyczajeni współpracować, więć najprawdopodobniej łatwo też przyzwyczają się do pracy za pośrednictwem Twojego narzędzia. Ważne jest od samego początku korzystać z nowego systemu w pełnym zakresie potrzeb działu zaopatrzenia.  

Po wdrożeniu wszystkich wymagań w systemie zespół zakupowy może zacząć je obsługiwać - inicjować zatwierdzenia, generować zamówienia, tworzyć zapytania, szukać dostawców, negocjować warunki lub zarządzać wydatkami w sposób, który stanowi  wartość dodaną nie tylko dla samej firmy, ale całego łańcucha dostaw. Zmień swoich kupujących w superbohaterów zamówień, pokazując efektywność, której interesariusze nigdy wcześniej nie widzieli.  

Wraz z wprowadzeniem dostawców do nowego systemu e-sourcingowego ważne jest również, aby powiadomić o zmianie w procesie zakupu przynajmniej preferowanych dostawców i poprosić ich o współpracę. Pamiętaj, że zaopatrzenie jest dwukierunkową drogą, a jeśli dostawcy nie rozumieją Twojego nowego systemu, mogą próbować współpracować z nabywcami poza przepisowym systemem zarządzania. W razie potrzeby zaoferuj pomoc, wyjaśnij to co może być niezrozumiałe, a także przedstaw zalety rozwiązania. Robimy wszystko, aby zadowolić wspólnego, końcowego klienta, dlatego relacje z dostawcami powinny być jasne i przejrzyste.


5. Ułatwij zleceniodawcom pracę

Zleceniodawcy, zarówno ci w dziale zakupów, jak i poza nim, bywają największą przeszkodą, kiedy firma stara się mieć wydatki pod kontrolą. Dzieje się tak nie dlatego, że lubią być indywidualistami lub brakuje im odpowiedzialności, ale ponieważ może być dla nich irytujące i zająć im więcej czasu i energii obsłużenie zleceń za pomocą rozwiązania zakupowego, które mają do dyspozycji, niż przez e-mail lub telefon.  

Aby uniknąć tej pułapki, pomyśl o zleceniodawcach jako o swoich klientach - co możesz zrobić, aby zapewnić im lepszą obsługę i system przyjazny dla użytkownika?
Wprowadzanie zleceń do systemu jest tak proste, jak pisanie wiadomości e-mail. Właściwy system e-zamówień, taki jak ProcurementFlow, przechwytuje i kieruje całą komunikację do działu zakupów. Zleceniodawca i kupujący komunikują się za pomocą live chat, a wszystkie ważne informacje są bezpiecznie w jednym miejscu.  

Efektywne prowadznie kontroli wydatków wymaga dokładnego mapowania bieżących potrzeb i ustanowienia procedur, które będą odpowiednie dla Twojej organizacji i Twoich pracowników. Zapewnienie dobrego systemu jest inwestycją, dzięki której wszystko później działa sprawnie. Wdrożenie odpowiednich narzędzi jest niezmiernie ważnym elementem funkcjonwanai organizacji.  

Pozwól zakupom przebiegać płynnie z ProcurementFlow. Wypróbuj ProcurementFlow za darmo!


Zacznijmy!

Usprawnij i zautomatyzuj zakupy

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 14 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةSloveneEnglish