Przekształcanie zespołów ds. Zaopatrzenia w gwiazdy rocka ds. Zakupów

Przekształcanie zespołów ds. Zaopatrzenia w gwiazdy rocka ds. Zakupów

Nabywcy w zespołach zaopatrzenia są bohaterami. Są siłą napędową każdej firmy i żadna organizacja, która polega na dostawcach i podwykonawcach, nie może bez nich funkcjonować. 

Możemy sobie wyobrazić sytuację, w której produkcja zatrzymuje się, ponieważ istotna część nie jest dostarczana na czas. Może się to zdarzyć we wszystkich branżach i powoduje zakłócenia w działalności gospodarczej, straty finansowe, frustrację i winę.

Aby robić rzeczy, musisz je kupować!
Cztery główne przyczyny zakłóceń spowodowanych zamówieniami
Cztery główne przyczyny zakłóceń spowodowanych zamówieniami

Niezliczone interakcje z klientami wewnętrznymi

Dzień z życia zespołu zakupowego zwykle rozpoczyna się od zgłoszenia zakupu. Są one wysyłane przez różnych klientów i przez różne kanały. Najgorsze są te, które są podawane obok urządzenia chłodzącego wodę i są „oznaczone” jako pilne. Są to złe, ponieważ ważne szczegóły mogą zostać pominięte i zwykle żądania te wymagają na późniejszym etapie więcej wewnętrznych wyjaśnień niż te, które przychodzą automatycznie Uruchomienie MRP lub są wysyłane na piśmie.

Średnio jeden nabywca otrzymuje 10 zapytań dziennie, co daje 50 tygodniowo. To może nie wydawać się dużą liczbą, ale każde żądanie prowadzi średnio do 15 interakcji, aw wielu przypadkach wysłanie zamówienia do dostawcy może zająć więcej niż jeden dzień. Dziesięć żądań x 15 interakcji = 300 interakcji wewnętrznych dziennie ze szczegółami, które należy wyjaśnić, aby zwolnić zamówienie zakupu.  

Typowe kanały interakcji zamówień:

  • E-maile
  • Zamówienia na papierze.
  • Rozmowy telefoniczne.
  • Czaty
  • Komunikacja werbalna.
  • Post-it.
  • Komentarze

Większość interakcji występuje przed wysłaniem zamówienia do dostawcy (zamówienie złożone do ERP).
Te interakcje mają miejsce, ponieważ żądania zakupu i przepływy zatwierdzania są złożone, a kupujący muszą je przenieść i dopasować do ofert stron trzecich (dostawców).

Na końcu dostawca musi przekonwertować otrzymane zamówienie na wewnętrzne zamówienie sprzedaży, zlecenie produkcyjne lub zadanie serwisowe oraz zapewnić terminowość i jakość dostaw zgodnie z umową z klientem.

Oprócz obsługi wniosków i zwalniania zamówienia zakupu, zespoły zakupowe muszą wykonać kilka innych zadań; można je podzielić strategiczny lub operacyjny zajęcia.

Strategiczny

  • Zaplanuj i uruchom negocjacje z dostawcami.
  • Wybierz przydział wolumenu.
  • Twórz i uruchamiaj zdarzenia RFP / RFI / RFQ.
  • Współpracuj z innymi funkcjami.
  • Uruchom i przyczyniaj się do projektów oszczędnościowych.
  • Weź udział w rozwoju nowych produktów / usług.

Operacyjny

  • Obsługuj wnioski o zakup.
  • Zwolnij zamówienia zakupu.
  • Uzyskaj potwierdzenia i potwierdzenia zamówienia od dostawcy
  • Zamów T&L (transport i logistykę).
  • Monitoruj i kontroluj poziomy zapasów.
  • Monitoruj KPI wydajności dostawców.
  • Obsługa faktur.
  • Zapewnij aktualizacje statusu wewnętrznym interesariuszom.
  • Zwalczanie pożarów (w przypadku opóźnień w dostawach lub problemów z jakością).

W zależności od nazw drużyn, zespół łańcucha dostaw , zespół zaopatrzenia lub zespół zakupowy , zadania również się nieco różnią. Przegląd różnic między łańcuchem dostaw, zakupami i zakupami można znaleźć na następującym blogu: „Czy jesteś menedżerem ds. Zakupów, zakupów lub łańcucha dostaw?

Ta lista z pewnością nie jest kompletna, ale pokazuje, że zakupy to nie tylko funkcja usługi, która ślepo spełnia żądania. Zamiast tego musi zarządzać komunikacją i współpracować ze wszystkimi innymi funkcjami. 

Piętnaście rzeczy, które jeszcze bardziej komplikują życie nabywcy
Piętnaście rzeczy, które jeszcze bardziej komplikują życie nabywcy

Trzy proste kroki do cyfrowej transformacji pracy zespołowej ds. Zakupów

Transformacja cyfrowa jest gorącym tematem w salach posiedzeń zarządu, a każda funkcja ma obecnie strategię cyfrową, a przynajmniej wizję, aby stać się bardziej cyfrowym w przyszłości. Łańcuch dostaw, w tym zaopatrzenie i zakupy, nie różni się. Podczas gdy wiele ulepszeń procesu koncentruje się na danych i różnych algorytmach, które pomagają podejmować lepsze decyzje, największą cyfrową transformację z natychmiastowymi efektami można faktycznie osiągnąć dzięki pracy zespołowej.

 Skoncentrowanie się na tematach takich jak współpraca, wczesne zaangażowanie, zarządzanie wizualne i przegląd procesów może mieć natychmiastowy, pozytywny wpływ na pracę zespołową i zwiększyć motywację pracowników.

Istnieją trzy proste kroki, które menedżerowie ds. Zakupów mogą wykonać, aby dokonać transformacji cyfrowych w zespołach ds. Zakupów:

  1. Uznać potrzebę zmian i zidentyfikować kluczowe obszary; stworzyć cyfrową podróż.
  2. Dowiedz się, gdzie można uzyskać szybkie wygrane i wypróbuj nowe rozwiązania.
  3. Pokazuj wyniki zarządzaniu i realizuj krok po kroku całą cyfrową podróż.
Uznaj potrzebę zmiany.
  • Dlaczego członkowie zespołu doświadczają stresu i co powoduje wewnętrzną frustrację ? Nie jest złym pomysłem użycie 5 Dlaczego analiza w celu zidentyfikowania prawdziwej przyczyny źródłowej. AllAboutLean.com napisał dobry przegląd 5 WhyMethodology .
  • Co powoduje zakłócenia w dostawie i dlaczego występują błędy ludzkie?
Dowiedz się, gdzie można uzyskać szybkie wygrane i wypróbuj nowe rozwiązania
  • Jako przykład można wziąć www. ProcurementFlow.com 14 -dni demo.
  • Wszystkie prośby o zakup można umieścić w jednej planszy. Każdy wnioskodawca otrzyma automatyczną aktualizację statusu, a zespół zaopatrzenia może radykalnie skrócić czas ręcznego raportowania.
  • Przypisuj zadania członkom zespołu i wykonuj automatyczne działania następcze.
  • Skorzystaj z rady ds. Zamówień, aby organizować szybkie spotkania zespołu.
  • Cała komunikacja jest rejestrowana i każdy wie, jakie są aktualne i aktualne informacje.
Zademonstruj wyniki kierownictwu
  • Oszczędności, zarówno twarde, jak i miękkie, należy przedstawić zarządowi.
  • Zespół zaopatrzenia i zakupów może poświęcić więcej czasu na pracę strategiczną.
  • Zespół zaopatrzenia jest równorzędnym partnerem biznesowym dla wszystkich innych funkcji i powinien być zawsze zaangażowany wcześniej.
  • Zespół jest bardziej zmotywowany, a liczba pracowników spada.

Wdrażanie nowych rozwiązań, takich jak ProcurementFlow.com , a przekształcanie nabywców w penych pasji graczy zespołowych stanowi zmianę paradygmatu. Rozwiązanie to zapewnia intuicyjne metody pracy w zakresie zaopatrzenia i łączy proces z komunikacją. Jest to istotny element w unikaniu zakłóceń w dostawie, zarządzaniu interakcjami i zmianami.

Narzędzie do zarządzania pracą i współpracy

ProcurementFlow.com   to wzmacniający, operacyjny proces zakupu wzbogacony o kluczowe etapy zaopatrzenia - takie jak przechowywanie informacji związanych z dostawcą w jednym   SRM (zarządzanie relacjami z dostawcami) system i utrzymanie Proces RFI / RFP . Współpraca między różnymi funkcjami jest objęta, a najważniejsze jest to, że wszyscy w zespole są zawsze na tej samej stronie.

Zacznijmy!

Streamline and automate Procurement

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 30 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةEnglish