Dlaczego Excel zawodzi w zamówieniach?


Do niedawna głównym narzędziem w procesie zakupowym był Excel - można go było kochać lub nienawidzić, ale nie można było bez niego żyć. W wielu przypadkach jest to nadal najlepsza opcja w wykonywaniu pracy. Im mniejsza firma i liczba partnerów, tym bardziej wydajne jest śledzenie wszystkich danych w kilku arkuszach kalkulacyjnych. Ale wraz z rozwojem firmy poprzednio wydajny system może stać się koszmarem z utratą informacji, stratą czasu i ogólnie marnotrawstwem pieniędzy. 


W tym artykule przedstawiamy, w jaki sposób program Excel nie radzi sobie z zakupami, oraz informacje o tym, co możesz zrobić, aby przywrócić proces zamówień na efektywną ścieżkę. 

To nie Excel, to ty

Nie zrozum mnie źle - Excel jest świetny! Wiele działów zaopatrzenia uwielbia Excela i nie bez powodu. Jak wcześniej wspomniano, gdy wolumen działalności jest niski, a zespół zaopatrzenia jest mały, arkusz kalkulacyjny jest najszybszym i najwygodniejszym sposobem na zgromadzenie kilku formuł i analizę małego lub umiarkowanego zestawu danych.  


Program Excel również wydaje się uniwersalny, ponieważ każdy o nim coś wie, wszyscy korzystają z niego w pewnym stopniu, a pliki można łatwo wyjaśnić. Łatwo jest również tworzyć niestandardowe formuły dostosowane do konkretnych potrzeb i budować dokładnie taki system, jakiego potrzebujesz w danym momencie. 


A jeśli wszystko inne zawiedzie, możesz po prostu czuć się dobrze ze sobą i swoją bezpretensjonalną grą w arkusze kalkulacyjne. Nic tak nie podkreśla bycie „ważnym profesjonalistą” niż umiejętność stworzenia imponującego i skomplikowanego labiryntu arkusza kalkulacyjnego. 


Jednak w miarę powiększania się zestawu danych niegdyś tak proste rozwiązanie nagle nie jest już takie proste. Próba zarządzania bardziej skomplikowanymi relacjami, różnorodnymi zamówieniami i dużą ilością danych za pomocą jednego uproszczonego rozwiązania może  kosztować wiele błędów, zmarnowanego czasu i oczywiście pieniędzy. 

Czasy się zmieniają

W miarę rozwoju firmy wraz z nią rozwijają się i nabierają złożoności procesy zakupowe. Jednocześnie dział zakupów jako taki ewoluuje całkowicie. Firmy, które chcą pozostać konkurencyjne i produktywne, muszą aktualizować swoje procesy zakupowe. 


Zaopatrzenie nie jest już tylko działem związanym z wydatkami, które księgowi analizują na zakurzonych arkuszach kalkulacyjnych na biurowym zapleczu.

Zamówienia są uznawane za priorytet strategiczny, który ma zasadniczy wpływ na osiągnięcie celów biznesowych. Digitalizacja zamówień publicznych może prowadzić do: 5-10% oszczędności kosztów i wzrost wydajności o 30-50% .


Główne powody, dla których zamówienia powinny przejść na system cyfrowy, są bezpośrednio powiązane z pojęciami takimi jak  prędkość , wydajność i precyzja .

  • Wzrost danych - im więcej informacji musisz obsłużyć, tym trudniej jest nadążyć za programem Excel.
  • Więcej jednoczesnych użytkowników - im więcej osób musi jednocześnie pracować z danymi, tym więcej miejsca na błędy. Informacje mogą zostać utracone, zduplikowane lub usunięte, a niewielka literówka może wywołać reakcję łańcuchową chaosu. Może to również prowadzić do kilku wersji tego samego arkusza kalkulacyjnego, które się nie sumują - nawet jeśli w ogóle zauważone zostanie duplikowanie.
  • Błędy wprowadzania i danych - błądzić jest rzeczą ludzką i nic dziwneg, że  88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Ręczne wprowadzanie danych jest głównym winowajcą, a Excel nie może wykryć niespójności danych, tak jak wiele programów opartych na AI.
  • Musisz szybko odpowiedzieć - wiele codziennych czynności wymaga dużo pracy przy klasycznych arkuszach kalkulacyjnych, co powoduje opóźnienia i nieefektywność. W zautomatyzowanym oprogramowaniu możesz zatwierdzać żądania i wysyłać odpowiedzi za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
  • Dbałość o to aby wszyscy w firmie byli na bieżąco   - w większych organizacjach wiele działów musi mieć dostęp do tych samych informacji, a także stale aktualizować informacje.
  • Dostęp do aktualnych danych - arkusze kalkulacyjne nie odzwierciedlają codziennych czynności bez dodatkowej pracy. Aktualizacja informacji o postępach albo wcale nie jest wykonywana, albo stanowi żmudne uaktualnianie danych manualnie. Jedynymi efektami jest marnowanie czasu pracowników i jednoczesne demotywowanie ich.
  • Łączenie różnych źródeł informacji - koordynacja różnych źródeł informacji napotyka na te same problemy, co aktualizowanie danych w ogóle. To rodzaj pracy, która faktycznie  powinna być przejęta przez roboty - i to tak szybko, jak to możliwe.

Czego więc używać zamiast Excela? 

Jeśli szukasz rozwiązania bardziej zaawansowanego niż Excel, przychodzi do głowy generyczny ERP (oprogramowanie do  Planowania zasobów przedsiębiorstwa ). Niestety, jeśli coś ma status 'uniwersalnego', to raczej rzadko umie wykonać konkretne zadanie naprawdę dobrze.

W przypadku zastosowania go w dziale zaopatrzenia, oprogramowaniu ERP brakuje kilku kluczowych cech, które mogą stać się tak dużym problemem, jak wady programu Excel. 

  • ERP nie są przeznaczone do zakupów - są one głównie przeznaczone dla podstawowych działów organizacji, np. finansów, księgowości, sprzedaży, marketingu, a nawet HR. Jednak jeśli chodzi o zakupy, w większości umożliwiają one użytkownikowi wysłanie zamówienia i to wszystko.
  • Opracowanie niestandardowe jest drogie - opracowanie niestandardowego systemu ERP dla konkretnej organizacji jest kosztowne i oznacza większy ból głowy i wydatki na dalsze utrzymanie. Na dłuższą metę kilka dobrze dobranych i zintegrowanych konkretnych narzędzi wykona lepszą pracę przy mniejszym wysiłku.
  • Moduły do e-zamówień są skomplikowane i nieprzyjazne dla użytkownika - nawet jeśli ERP ma moduły e-zamówień (a jest to rzadkością), obsługują one ograniczone funkcje i nie zapewniają zwiększenia wydajności i szybkości, jakiej oczekujesz.


Obecnie istnieje szeroka gama specjalistycznych rozwiązań w zakresie zamówień cyfrowych, które zostały zaprojektowane specjalnie w celu zaspokojenia potrzeb działu zamówień. Oczywiście, każda organizacja jest wyjątkowa pod względem kontekstu i działalności, więc znalezienie dobrego dopasowania zależy od prawdziwej znajomości twoich potrzeb. 


Oto kilka przykładów oprogramowania i platform zakupowych, które mają swoje szczególne zalety. 


  • Freightender - the fastest-growing e-procurement platform in logistics that makes freight sourcing processes simple and efficient.

Wniosek 

W każdej firmie wybór odpowiednich narzędzi dla biznesu to wybór, który może albo procentować w postaci zwiększonych zysków, albo zbierać swoje żniwo przez wiele lat w postaci większych strat.

Zminimalizuj chaos w obiegu zamówień, zmniejsz liczbę błędów ludzkich i zachowaj zgodność procesów z odpowiednim oprogramowaniem do e-zamówień. 


ProcurementFlow umożliwia: 

  • Pracę jednocześnie nad tym samym zadaniem z całym zespołem; 
  • Śledzenie kanałów współpracy na żywo - wszystkie najnowsze działania, pytania i komentarze w tym samym miejscu; 
  • Komunikację z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi - wysyłaj e-maile i zbieraj odpowiedzi, aby wszyscy w zespole mogli pozostawać w kontakcie; 
  • Przekierowywanie zleceń z różnych źródeł do jednej lokalizacji; 
  • Zarządzanie projektami zakupowymi i wgląd w najnowszy ich status oraz czynności wykonywane przez przypisanego użytkownika. 

Spraw, aby twoje zakupy miały płynność  z nami - Procurement Flow!


Zacznijmy!

Usprawnij i zautomatyzuj zakupy

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 14 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةSloveneEnglish