Wskaźniki KPI dotyczące zamówień w celu zwiększenia pracy zespołowej i wydajności

Słyszałeś kiedyś powiedzenie, „To co jesteśmy w stanie zmierzyć, tym jesteśmy w stanie zarządzać”? Ten znany cytat jest bardzo popularny wśród firm i nie bez powodu.

W kręgach zaopatrzenia to stwierdzenie jest prawdziwe. Liderzy zamówień muszą upewnić się, że ich zespoły zwiększają wartość i obniżają koszty, a wykonywanie pomiarów jest kluczowym elementem osiągnięcia tego celu.

Ale pomiary muszą być wykonane poprawnie, aby uzyskać niezbędne dane do podjęcia inteligentnych decyzji usprawniających proces zamówień. Oznacza to wybranie odpowiego szeregu mierników i wskaźników KPI oraz posiadanie jednego punktu odniesienia zawierającego dane podstawowe.

Jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc, przedstawiając niektóre z najważniejszych wskaźników i kluczowych wskaźników wydajności dla sukcesu w zakupach.

Zanurzmy się!

Wskaźniki wydajności zespołu

Jedną z najważniejszych rzeczy, które Twoja firma może zmierzyć, jest wydajność twojego zespołu. Kiedy twój zespół jest niespójny, nie spełnia oczekiwań i po prostu nie działa tak dobrze, jak mógłby, zobaczysz niższe wyniki w kluczowych wskaźnikach wydajności we wszystkich obszarach; od finansowych wskaźników KPI do kluczowych wskaźników dostawy i jakości. Dlatego upewniając się, że Twój zespół osiąga dobre wyniki jest tak ważne, jak to możliwe.

Ale kiedy mierząc wydajność swojego zespołu, jakich wskaźników powinna szukać Twoja firma?

Oto, co uważamy za jedne z najważniejszych wskaźników mierzących wydajność Twojego zespołu:

Poziom zaangażowania pracowników

Mimo że zaangażowanie pracowników nie jest bezpośrednim wskaźnikiem wydajności, nadal jest bardzo użytecznym miernikiem. Istnieje silna korelacja między produktywnością a poziomem zaangażowania pracowników, ponieważ zaangażowani pracownicy są bardziej zmotywowani , dzięki czemu działają wydajniej i mają lepsze wyniki.  

Według Gallupa , zespoły o wyższym poziomie zaangażowania są o 21% bardziej wydajne i odnotowuje się o 28% mniej przypadków kradzieży niż te o niższym poziomie zaangażowania.

Liczby nie kłamią.

Podejmij działania i zmierz zaangażowanie swojego zespołu!

Obecność

Po co mierzyć obecność?

Cóż, obecność jest jedną z najbardziej oczywistych i podstawowych rzeczy, na które należy zwrócić uwagę, oceniając wyniki zespołu. W końcu obecność twojego zespołu jest niezbędna, aby poczynić jakiekolwiek postępy. 

Śledzenie obecności jest nieco trudne, ale możesz podążać we właściwym kierunku, zadając sobie następujące pytania:

Jak często pojawiają się pracownicy? Lub jeśli masz zdalnych pracowników - Jak często wchodzą w interakcje z narzędziami do współpracy w firmie?

Na przykład, jeśli Twoja firma korzysta z centrum wzajemnej współpracy zaopatrzeniowców, takiego jak  procurementflow.com , możesz śledzić za pomocą tego narzędzia liczbę interakcji wykonywanych codziennie / cotygodniowo.

Ile godzin pracy wykazują w stosunku do ilości godzin, które powinny być wykazane?

Czy Twoi pracownicy spieszą się z opuszczeniem miejsca pracy?

Ale obecność to nie tylko fizyczna obecność. Obecność polega również na  obecności mentalnej, co oznacza zaangażowanie w problemy i działania, przed którymi stoi Twoja firma:

Czy Twoi pracownicy współpracują, gdy pojawi się problem? Czy pojawiają się, aby od razu pomóc i zaproponować rozwiązania?

WYDAJNOŚĆ

Kolejnym kluczowym wskaźnikiem do śledzenia jest wydajność . Na szczęście efektywność nie jest tak trudna do śledzenia w porównaniu do innych wskaźników wydajności zespołu. Aby to zmierzyć, dowiedz się, ile Twój zespół osiąga w danym okresie czasu. W ten sposób możesz dowiedzieć się, którzy pracownicy wykonują wydajną pracę, a którzy pozostają w tyle.

Na przykład, aby zmierzyć wydajność pracownika, którego zadaniem jest przetwarzanie żądań zakupu, policz całkowitą liczbę przetworzonych żądań, a następnie podziel je przez liczbę godzin potrzebnych na ich przetworzenie.

Przykład: Przetworzono 10 wniosków / 8 godzin = 1.3 wniosków na godzinę lub 75 przetworzonych wierszy wniosków / 8 godzin = 9.4 wierszy na godzinę

Jeśli Twój zespół jest obecny, a jednocześnie wydajny, jesteś na najlepszej drodze do produktywności pod względem włożonego w daną pracę czasu. Pozostaje tylko upewnić się, że to, co robią, jest zgodne ze standardami pod względem jakości. 

Co prowadzi nas do naszych następnych danych:

Jakość

Ta lista nie byłaby kompletna, gdyby nie zawierała jakości. Czemu? Ponieważ Nie ma znaczenia, czy twój zespół osiągnie milion rzeczy, jeśli jakość jego osiągnięć jest niska. Jakość musi odpowiadać standardom, jeśli wysiłki twojego zespołu mają być coś warte.

Niestety jakość wyników zespołu jest nieco trudna do oceny w zamówieniach. Jakościowe wskaźniki KPI są zazwyczaj łatwe do zmierzenia, ponieważ często są oparte na danych liczbowych, ale jako pomiar zespołowy jest to miara miękka, ponieważ opiera się na dość subiektywnych opiniach.

Na przykład możesz zmierzyć jakość swojego zespołu zaopatrzenia poprzez oceny. Można przeprowadzić analizę interesariuszy, aby zidentyfikować i ocenić, w jaki sposób osoby w organizacji wykonują swoje zadania i czy spełniają oczekiwania.

Ogólne KPI

Liczba dostawców

Śledzenie liczby dostawców, na których Twoja firma może polegać, jest dobrym sposobem na oszacowanie zależności firmy od jej dostawców. Posiadanie zbyt małej liczby dostawców zwiększa ryzyko przyjęcia mniej niż optymalnej oferty lub powiązania z jednym dostawcą. Dzięki większej liczbie dostawców możesz uzyskać lepsze oferty i zawierać różne umowy, które pomogą Twojej firmie zaoszczędzić koszty lub szybciej osiągnąć dostawy. Z drugiej strony, większa liczba dostawców oznacza więcej pracy administracyjnej, dlatego ważne jest znalezienie właściwej równowagi.

Liczba OP zatwierdzonych i przetworzonych elektronicznie

Chociaż elektroniczne zatwierdzanie i przetwarzanie zamówień zakupu jest znacznie bardziej wydajne, możliwe do skalowania oraz skraca czas całego cyklu, wciąż istnieje wiele firm, które stosują tradycyjne metody, takie jak papier i arkusze kalkulacyjne, do przetwarzania zamówień zakupu lub spełniania wymagań dotyczących przepływu zatwierdzeń.

Według APQC , firmy o najlepszych wynikach zatwierdzają elektronicznie więcej organizacji producentów niż inne firmy. Twoja firma powinna dążyć do tego samego - zwiększać procentowy udział PO zatwierdzonych elektronicznie w największym możliwym stopniu, co uwolni cenny czas w całej firmie.

KPI dostawy

Dostępność dostawcy

Mierzenie dostępności dostawców jest ważne, aby zagwarantować, że Twój łańcuch dostaw działa niezawodnie i wydajnie. Mierzenie dostępności dostawcy pozwala zorientować się w kwestii jego wiarygodności, co z kolei pomaga w zapewnieniu stanu magazynowego w twojej firmie.

Dostępność dostawcy mierzona jest procentowo. Aby obliczyć dostępność dostawcy, zmierz stosunek liczby przypadków, w których dostawca był w stanie dostarczyć ci zamówione towary, do liczby zamówień złożonych u tego dostawcy.

Na przykład, jeśli wysłałeś 11 zamówień, a dostawca potwierdził 10 z nich, dostępność wynosi 91%.

Średni czas oczekiwania

Dla niektórych firm, takich jak firmy inżynierskie na zamówienie i inne firmy, które muszą skrócić czas wprowadzania produktów na rynek , pomiar czasu realizacji dostaw jest sprawą najważniejszą. W wielu przypadkach krótsze czasy realizacji zwiększają satysfakcję klientów dzięki szybszej dostawie produktów, a także przynoszą wyższą wydajności i mniejszą ilość zapasów.

Czas realizacji to czas, jaki zajmuje dostawcy dostarczenie towaru od momentu złożenia zamówienia. Należy obliczyć średni czas realizacji dostaw przez dostawców, aby dokładniej przewidzieć, jak szybko będą dostarczać zamówienia w przyszłości. Ta miara jest zwykle mierzona w dniach za pomocą następującego wzoru:

Czas realizacji = czas dostawy - czas zamówienia

Dostawa na czas

Dostawa na czas, znana również jako OTD, to doskonały wskaźnik KPI do pomiaru wiarygodności dostawców. Mierząc OTD, Twoja firma może zapewnić terminowość dostaw, a tym samym wyższy poziom zadowolenia klientów.

Terminowa dostawa mierzy zdolność dostawcy do realizacji zamówień transportowych w obiecanych terminach dostawy. Im wyższa wydajność OTD dostawcy, tym większe prawdopodobieństwo, że dostarczy dostawy na czas.

Aby obliczyć OTD, zmierz stosunek dostaw dostarczonych na czas do złożonych zamówień. Wynik powinien być procentowy. 

Na przykład: jeśli dostawca dostarczył materiały w terminie 3 na 4 razy, jego procent OTD wynosi 75%. W OTD ważne jest, aby jasno określić tzw. 'okno czasowe' dla dostawy. Okno dostawy pokazuje, czy dostawca może dostarczyć przed datą dostawy i kiedy dostawa jest uważana za opóźnioną.

Kluczowe wskaźniki jakości

Wskaźnik zgodności

Wskaźnik zgodności mierzy, jak często dostawcy przestrzegają umów zawartych z Twoją firmą. Pomiar tego wskaźnika w czasie może pomóc Twojej firmie zmniejszyć koszty i podnieść jakość produktów, ponieważ wyższa zgodność oznacza, że dostawcy będą zachowywać się i współpracować zgodnie z oczekiwaniami. Dobrym sposobem na zwiększenie wskaźnika zgodności jest nałożenie kar na dostawców, którzy nie przestrzegają umów.

Wskaźnik defektów

Wskaźnik defektów mierzy, ile produktów lub zamówień od dostawcy nie spełnia wymagań. Ten KPI pomaga określić wiarygodność jakości realizacji dostawcy.

Współczynnik wadliwości dostawcy jest mierzony procentowo. Aby to obliczyć, zmierz stosunek wadliwych towarów do liczby dostarczonych towarów.

Na przykład wskaźnik częstości defektów o nazwie PPM (Parts per Million Defectives) służy do pomiaru liczby części na milion niezgodnych ze standardami.

Jeśli dostawca ma 73 wadliwych jednostek na każde sto tysięcy (73 / 1 00 000 x 1 000 000), to jest PPM 730
Lub jeśli dostarczono 10 wadliwych elementów z 100, to PPM obiczamy: (10 / 1 00 x 1 000 000), czyli PPM wynosi  100 000 .

Im niższy PPM, tym lepsza spójność jakości dostawcy.

Szukasz narzędzia do zakupów, które sprawi, że praca Twojego zespołu zakupowego będzie prosta?

Przedstawiamy ProcurementFlow.com, cyfrową przestrzeń roboczą  i platformę  współpracy  zapewniającą przejrzystość tam, gdzie jest najbardziej potrzebna. Przechowuje wszystkie informacje dotyczące dostawcy w jednym SRM (zarządzanie relacjami z dostawcami) system. Skutecznie utrzymuje status procesu i wykorzystuje logiczny przepływ pracy do przenoszenia projektów zaopatrzeniowych z jednego etapu do drugiego. Istnieje kooperacja między różnymi funkcjami, a co najważniejsze, wszyscy członkowie zespołu zawsze są na bieżąco.

Zacznijmy!

Usprawnij i zautomatyzuj zakupy

Zbudowany przez dział zaopatrzenia

Najszybsze wdrożenie

Bez konfiguracji • Nie wymaga karty kredytowej • 14 -dniowy bezpłatny okres próbny • Anuluj w dowolnym momencie

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةSloveneEnglish